Pyetje të shpeshta

Property Sage është softuer për menaxhimin e pronave për qiradhënësit dhe pronarët. Ai mban në një vend të vetëm pronat, qiramarrësit, qiratë, faturat e qirasë, shpenzimet dhe faturat e blerjes, tiketat e mirëmbajtjes, pagesat, furnizuesit, dokumentet dhe certifikatat e pajtueshmërisë, dhe përfshin një asistent AI që u përgjigjet pyetjeve bazuar në të dhënat tuaja. Është një mjet menaxhimi, jo një faqe njoftimesh: asgjë nga ato që futni nuk publikohet.

Për qiradhënës individualë, për pronarë në diasporë që menaxhojnë nga jashtë pronat në vendlindje, si dhe për menaxherë pronash të vegjël dhe të mesëm në Ballkan dhe në Evropë. Ekipet mund të punojnë së bashku me qasje sipas roleve, ndërsa moduli opsional Mjetet e Agjencisë shton klientët potencialë, ofertat dhe komisionet për ata që kanë nevojë për to.

Po. Një kompani mund të ketë deri në 32 Lloje strukturash aktive (64 gjithsej, përfshirë joaktivet) dhe deri në 64 Lloje furnizuesish aktive (128 gjithsej, përfshirë joaktivet). Kur arrihet kufiri, përpjekja për të shtuar një tjetër kthen një gabim. Regjistrimet e çaktivizuara (joaktive) llogariten në kufirin total, por jo në kufirin e atyre aktive.

Hapësira që zë çdo kompani përfshin madhësinë e të gjitha regjistrimeve të saj dhe madhësinë e skedarëve të ngarkuar (fatura blerjeje, foto pronash, dokumente, logoja e kompanisë), e matur sipas asaj që ruhet realisht në disk.

Ndërfaqja është e disponueshme në anglisht, gjermanisht, shqip, kroatisht, turqisht, gjeorgjisht, çekisht dhe serbisht. Menyja e gjuhës në shiritin e sipërm e ndryshon menjëherë të gjithë aplikacionin (etiketat dhe temat e ndihmës), dhe zgjedhja juaj mbahet mend për herën tjetër.

Ky është kontrolli i sigurisë (CAPTCHA) që e mbron regjistrimin nga robotët automatikë që krijojnë llogari në masë. Zgjidhni pyetjen e thjeshtë matematikore (për shembull "Sa bën 7 + 5?") dhe shkruani përgjigjen; nëse gaboni ose pyetja skadon, shfaqet automatikisht një pyetje e re. Refuzohen gjithashtu regjistrimet nga domene emailesh të përkohshme (për shembull mailinator.com), prandaj përdorni një adresë emaili të vërtetë për të marrë kodin e konfirmimit.

Mbi CAPTCHA-n veprojnë disa mbrojtje të tjera automatike. Një regjistrim mund të refuzohet me një mesazh të qartë kur (a) domeni i emailit nuk ka regjistrim poste (MX), (b) janë krijuar së fundmi shumë llogari nga rrjeti juaj (maksimumi 3 për IP në ditë — shkaku më i zakonshëm janë rrjetet e përbashkëta të zyrave ose të universiteteve), ose (c) rajoni i IP-së suaj është i bllokuar (vende me rrezik të lartë mashtrimi ose IP të njohura qendrash të dhënash/hostimi në cloud — VPN-të janë arsyeja më e shpeshtë). Kur një sinjal është i paqartë — për shembull kontrolli i regjistrimit të postës dështoi ose IP-ja është nga një vend në listën e vëzhgimit — regjistrimi lejohet, por shënohet për shqyrtim, dhe një Administrator i kompanisë mund ta heqë shënimin nga faqja e kompanisë.

Logot e kompanive dhe fotot e pronave kontrollohen nga një filtër automatik për lakuriqësinë përpara se të ruhen; imazhet e papërshtatshme refuzohen me një mesazh të qartë. Dokumentet private (fatura blerjeje, dokumente qiraje ose qiramarrësish, certifikata pajtueshmërie) nuk bllokohen kurrë — nëse një imazh në to shënohet, ai vetëm etiketohet brenda sistemit që administratorët ta shqyrtojnë më vonë.

Ka dy role. Administratori i kompanisë ka qasje të plotë brenda kompanisë së vet dhe mund të menaxhojë përdoruesit. Përdoruesi merret me punët e përditshme për pronat që i janë caktuar.

Kur shtoni një përdorues, zgjidhni rolin e tij (Administrator i kompanisë ose Përdorues) në formular. Për të ndryshuar rolin e një përdoruesi ekzistues, hapni faqen e ndryshimit të atij përdoruesi dhe zgjidhni rolin e ri. Një Administrator i kompanisë mund të caktojë vetëm këto dy role dhe nuk mund të ndryshojë rolin e vet.

Për pronat, Administratorët e kompanisë shohin të gjitha pronat e kompanisë, ndërsa Përdoruesit shohin vetëm ato që u janë caktuar në mënyrë të shprehur. Për tiketat, shpenzimet, pagesat, qiratë dhe shpenzimet e përsëritura, Përdoruesit shohin vetëm regjistrimet për pronat në listën e tyre të menaxhuar, ndërsa Administratorët e kompanisë shohin gjithçka në kompani. I njëjti rregull vlen për klientët potencialë (CRM) dhe qiramarrësit: Administratorët e kompanisë shohin të gjithë klientët potencialë dhe të gjithë qiramarrësit e kompanisë, ndërsa Përdoruesit shohin vetëm klientët potencialë dhe qiramarrësit e lidhur me pronat që menaxhojnë.

Faqja Klientët potencialë ndjek qiramarrësit ose blerësit e mundshëm përgjatë një procesi me faza: E re → I kontaktuar → Duke parë → Ofertë → E fituar / E humbur. Për çdo klient potencial ruhen të dhënat e kontaktit, një ose më shumë prona me interes, data e përcjelljes së radhës, një çmim i vlerësuar, kushtet e komisionit, regjistri i ndërveprimeve dhe detyrat. Kështu ndiqni kontaktet përpara se të bëhen qiramarrës.

Po. Kur krijoni ose ndryshoni një klient potencial, mund të zgjidhni disa prona; të gjitha shfaqen në faqen e klientit potencial dhe në rreshtin e zgjeruar të listës Klientët potencialë. Prona e parë e zgjedhur mbahet si kryesore për aplikacionin celular dhe integrimet më të vjetra.

Po. Nga faqja e klientit potencial mund të dorëzoni një ofertë për secilën pronë me interes. Ofertat e blerjes regjistrojnë çmimin, kaparin e kontratës, detajet e financimit, kushtet pezulluese (tekst i lirë, me një listë ndihmëse të atyre më të zakonshme), datat e mbylljes dhe të marrjes në posedim, si dhe një fushë kushtesh për përfshirjet dhe kushtet e veçanta. Ofertat e qirasë regjistrojnë qiranë mujore, depozitën e sigurisë, datat e qirasë, datën e hyrjes dhe profilin financiar të qiramarrësit (aftësinë paguese). Të gjitha shumat mbështesin disa valuta përmes një përzgjedhësi valute. Një klient potencial mund të ketë vetëm një ofertë aktive (të dorëzuar/me kundërofertë) për pronë në të njëjtën kohë; kur një ofertë pranohet, refuzohet ose tërhiqet, ajo bëhet histori e përhershme dhe klienti potencial mund të dorëzojë një ofertë të re për atë pronë në çdo kohë — edhe vite më vonë. Ofertat kanë kushtet e tyre të komisionit, parashikimi në raporte përdor kushtet e një oferte të pranuar kur ekzistojnë, dhe çdo ofertë mund të shkarkohet si PDF me një faqe, me hapësira nënshkrimi për blerësin/qiramarrësin dhe shitësin/qiradhënësin.

Hapni faqen Klientët potencialë dhe klikoni ikonën "Konverto në qiramarrës" te një klient potencial i hapur. Kjo e shënon klientin potencial si E fituar dhe krijon automatikisht një qiramarrës nga të dhënat e tij të kontaktit (në të njëjtën kompani). Klienti potencial ruan një lidhje me qiramarrësin e krijuar.

Në faqen e klientit potencial (në web: klikoni lapsin në listën Klientët potencialë; në celular: ekrani i detajeve të klientit potencial), Regjistri i ndërveprimeve ruan çdo telefonatë, email ose takim të mëparshëm me klientin potencial. Çdo hyrje etiketohet si Thirrje, Email, Takim ose Shënim, me tekstin dhe datën e saj, që të shihni çfarë u tha dhe kur. Në web, regjistri shfaqet si tabelë; mund të shtoni hyrje dhe të hiqni ato që keni futur vetë. Faqja e klientit potencial shërben për menaxhimin e tij (faza, përcjelljet, shënimet, detyrat); të dhënat personale ndryshohen veçmas me butonin "Redakto detajet".

Çdo klient potencial mund të ketë disa detyra (p.sh. "Dërgo emailin me ofertën", "Rikthe telefonatën") me një afat opsional dhe një shenjë për kryerjen. Në celular, prekni rrethin pranë një detyre për ta shënuar si të kryer. Detyrat e hapura bëjnë gjithashtu që klienti potencial të shfaqet në listën "Përcjelljet e ardhshme" të Panelit.

Kur krijoni ose ndryshoni një pronë, seksioni Komisioni i synuar (në fund të formularit) ju lejon të caktoni sa fiton secili agjent nëse marrëveshja për pronën mbyllet. Shtoni një rresht për çdo agjent dhe zgjidhni llojin e komisionit: Përqindje (e çmimit), Fikse (një shumë e caktuar) ose Muaj qiraje (një shumëfish i qirasë mujore — p.sh. 1, 2 ose 1.5). Shtoni disa rreshta për ta ndarë komisionin mes agjentëve; totali është shuma e të gjithë rreshtave. Synimi shfaqet në faqen e pronës dhe mund të kërkohet përmes listës së pronave (?agent_id=).

Pranimi i një oferte krijon automatikisht regjistrime të realizuara komisioni — një për çdo ndarje. Oferta mund ta zëvendësojë ndarjen e synuar të pronës (e caktuar në formularin e ofertës); përndryshe përdoret synimi i pronës, dhe nëse as ai nuk ekziston, fushat e komisionit të vetë ofertës zbatohen për krijuesin e ofertës. Çdo komision krijohet si në pritje; faqja Komisione (/commissions) i liston sipas agjentit me veprimin Shëno si paguar, që të ndiqni nëse agjenti është paguar realisht. Pranimi gjithashtu cakton çmimin e marrëveshjes te klienti potencial, e kalon fazën në E fituar dhe e shënon pronën si Shitur (blerje) ose Dhënë me qira (qira). Nëse marrëveshja dështon, anuloni ofertën e pranuar: komisionet e saj në pritje kalojnë në të anuluara (ruhen si histori), klienti potencial kthehet në fazën Ofertë, prona kthehet në Për shitje / Për qira dhe mund të dorëzohet një ofertë e re.

Faqja Raportet ka një skedë CRM që tregon klientët potencialë sipas fazës, totalet e hapura/të fituara/të humbura, normën e konvertimit (të fituara ÷ të mbyllura), një parashikim të ponderuar të komisionit dhe listën "Përcjelljet e ardhshme". Parashikimi vlerëson komisionin e pritshëm për të gjithë klientët potencialë të hapur duke përdorur probabilitete fikse për çdo fazë (E re 10%, I kontaktuar 25%, Duke parë 50%, Ofertë 75%). Lista e përcjelljeve nxjerr në pah klientët potencialë të hapur që kërkojnë vëmendje — një përcjellje e radhës brenda 7 ditëve ose ndonjë detyrë e hapur — të renditur sipas datës më të afërt.

Administratorët e kompanisë shohin të gjithë klientët potencialë të kompanisë së tyre. Përdoruesit e kompanisë shohin vetëm klientët potencialë të lidhur me pronat që menaxhojnë — dhe mund të konvertojnë vetëm ata.

Po. Asistenti AI i kupton klientët potencialë ashtu si qiramarrësit dhe pronat. Mund të bëni pyetje si "Sa klientë potencialë janë në fazën X?", "Sa klientë potencialë kemi për pronën X?", "Me kë duhet të bëj përcjelljen e radhës?" ose "Në cilën fazë është klienti potencial John Doe?". Asistenti numëron klientët potencialë sipas fazës, liston klientët potencialë për një pronë të caktuar, gjen datat e përcjelljeve të radhës dhe kërkon të dhënat e kontaktit të klientëve potencialë.

Po. Asistenti mund të krijojë klientë potencialë, furnizues, tiketa, shpenzime, prona dhe qiramarrës direkt nga chati. Ai gjithmonë ju kërkon konfirmim përpara se të krijojë diçka, dhe asgjë nuk ruhet derisa ta konfirmoni. Për shembull, mund të thoni "Krijo një tiketë për pronën X: rubineti pikon, afati të premten" ose "Shto një furnizues me emrin Green Energy për ndërtesën e zyrave". Krijimi i një prone nga chati kërkon vetëm emrin dhe adresën — detajet e tjera i plotësoni në aplikacion. Vlejnë të njëjtat rregulla lejesh si në aplikacion: vetëm një Administrator i kompanisë (ose një përdorues që e menaxhon pronën) mund të krijojë, dhe kufiri prej 5 pronash i planit falas vlen edhe këtu.

Fjalëkalimet kthehen në hash përpara se të dërgohen, prandaj teksti i thjeshtë nuk funksionon. Ndërfaqja web e bën këtë automatikisht. Thjesht shkruani fjalëkalimin tuaj të zakonshëm në formularin e identifikimit dhe do të funksionojë.

Po, të dyja. Çdo përdorues i identifikuar mund ta ndryshojë fjalëkalimin e vet nga cilësimet e llogarisë. Administratorët e kompanisë mund ta rivendosin fjalëkalimin e një përdoruesi tjetër pa pasur nevojë për të vjetrin.

Identifikimi me Google krijon një llogari pa fjalëkalim, ndërsa aplikacioni celular kërkon email + fjalëkalim. Kur jeni të identifikuar në aplikacionin web dhe llogaria juaj nuk ka ende fjalëkalim, profili juaj shfaq butonin Vendos fjalëkalimin. Zgjidhni aty një fjalëkalim dhe ai funksionon edhe për aplikacionin celular — identifikimi me Google vazhdon të funksionojë.

Administratorët e kompanisë shtojnë një anëtar vetëm me email — administratori nuk shkruan asnjë fjalëkalim. Anëtari i ri merr një email ftese me një lidhje për të vendosur vetë fjalëkalimin e tij. Pasi ta aktivizojë llogarinë, mund të identifikohet me atë email dhe fjalëkalim. Administratori nuk e sheh dhe nuk e zgjedh kurrë fjalëkalimin e tij.

Jo. Llogaritë e krijuara me ftesë nga administratori nuk lidhen kurrë me identifikimin e vetëm (SSO) të Google — ato përdorin email dhe fjalëkalim. Kështu llogaritë e krijuara nga administratori mbahen jashtë procesit të lidhjes me llogari Google.

Po. Në faqen e regjistrimit, shënoni kutinë e kushteve dhe klikoni "Vazhdo me Google". Nëse jeni përdorues i ri, llogaria krijohet menjëherë (emaili juaj është verifikuar tashmë nga Google, prandaj nuk ka email konfirmimi). Nëse ekziston tashmë një llogari me të njëjtin email, ajo lidhet me Google dhe mund të identifikoheni me secilën metodë. Identifikimi me Google është vetëm për web; aplikacioni celular nuk ofron regjistrim.

Regjistrimi e krijon llogarinë tuaj në gjendje të pakonfirmuar. Në emailin tuaj dërgohen një kod 6-shifror dhe një lidhje magjike; konfirmoni njërin prej tyre për të zhbllokuar llogarinë. Kështu parandalohet krijimi i llogarive me adresën e dikujt tjetër. Përdorni lidhjen e ridërgimit nëse emaili nuk mbërrin.

Çdo kompani e re fillon me planin falas dhe një periudhë provuese 30-ditore. Gjatë periudhës provuese mund të përdorni të gjithë sistemin brenda kufijve falas. Kur periudha provuese përfundon, mund ta vazhdoni përdorimin e aplikacionit web falas përgjithmonë brenda të njëjtëve kufij falas. Aplikacioni celular dhe asistenti AI janë funksione me pagesë: ato zhbllokohen kur kaloni në planin Pro.

Kufijtë e planit falas (të gjithë për kompani):

• 5 prona, me deri në 3 foto dhe 3 dokumente për pronë
• 3 qiramarrës, 3 qira (1 dokument për qira), 100 shpenzime (1 faturë blerjeje për shpenzim)
• 6 shpenzime automatike, 10 klientë potencialë, 20 furnizues, 50 tiketa
• 5 anëtarë ekipi, 3 adresa kompanie, 10 burime klientësh, 3 sekuenca përcjelljeje
• 200 MB hapësirë totale për skedarët

Kalimi në Pro i heq këta kufij. Kufijtë vlejnë edhe gjatë periudhës provuese — ato ekzistojnë që llogaritë falas të mos përdoren si hapësirë ruajtjeje falas, dhe nuk i fshijnë kurrë të dhënat tuaja: thjesht nuk mund të shtoni më shumë derisa të kaloni në Pro.

Plani falas lejon 5 prona. Kur përpiqeni të shtoni të 6-tën, aplikacioni web shfaq një ftesë për përmirësim të planit në vend që ta ruajë. Pronat tuaja ekzistuese nuk fshihen kurrë — thjesht nuk mund të shtoni më shumë derisa të përmirësoni planin. Një shirit njoftimi në faqen e pronave tregon planin tuaj dhe sa prona falas keni përdorur.

Çmimi i Pro është vetëm në EUR — 15 € në muaj. Çmimet në GBP dhe USD janë hequr. Valuta e faturimit tuaj është gjithmonë EUR. Dritaren Planet & çmimet mund ta hapni me butonin Përmirëso planin te shiriti i planit. Pagesat nisin së shpejti, prandaj karta Pro aktualisht tregon butonin "Së shpejti"; sapo të aktivizohet procesori i pagesave, do ta përmirësoni planin nga e njëjta dritare.

Kur bashkëngjitni një skedar, si një faturë blerjeje ose një dokument qiraje, përmes ndërfaqes web, skedari dërgohet në server, ruhet në disk dhe shtegu i tij ruhet në bazën e të dhënave. Kur e shihni regjistrimin më vonë, skedari ngarkohet dhe shfaqet përsëri. Çdo skedar i ngarkuar duhet të jetë nën 10 MB. Imazhet (si fotot e faturave të blerjes) zvogëlohen automatikisht deri në maksimumi 1280px dhe ruhen si JPEG — ose mbahen si PNG kur kanë transparencë — ndërsa skedarët e tjerë ruhen siç janë ose kompresohen për të kursyer hapësirë. E gjithë kjo ndodh pa e vënë re; gjithmonë merrni mbrapsht një skedar që duket si origjinali.

Fotot e pronave ngarkohen përmes faqes së ndryshimit të pronës. Serveri i ripërmaso automatikisht.

Fshirja e butë e shënon regjistrimin si joaktiv, por e mban në bazën e të dhënave. Kjo përdoret për Qiramarrësit, Qiratë, Furnizuesit dhe Kompanitë. Fshirja e përhershme e heq regjistrimin përgjithmonë. Kjo përdoret për Pronat, Shpenzimet, Faturat dhe Pagesat.

Prona është njësia kryesore e sistemit — një ndërtesë, apartament, shtëpi, apartament në kondominium ose çdo njësi pasurie të paluajtshme që menaxhoni. Për çdo pronë ruhen informacione të hollësishme, përfshirë emrin, adresën (rrugën, qytetin, shtetin/rajonin, kodin postar, vendin, koordinatat GPS dhe numrin kombëtar të identifikimit), të dhënat fizike (metrat katrorë, dhomat e gjumit, banjat, numrin total të dhomave, katin, numrin e ashensorëve, vendet e parkimit) dhe të dhënat financiare për skenarë qiraje, blerjeje ose shitjeje. Mund t'i bashkëngjitni gjithashtu foto dhe dokumente çdo prone.

Shkoni te faqja Pronat dhe klikoni butonin "Shto pronë". Do të kaloni në një formular ku mund të shkruani emrin e pronës (i detyrueshëm), detajet e adresës, specifikimet fizike dhe, sipas dëshirës, çmimin e qirasë, informacionin e blerjes ose çmimin e kërkuar për shitje. Mund të ngarkoni gjithashtu foto (të cilat kompresohen dhe ripërmasohen automatikisht në rreth 500KB) dhe të bashkëngjitni dokumente si aktet e pronësisë ose raportet e inspektimit. Pasi ta ruani, prona krijohet dhe caktohet automatikisht në listën tuaj të menaxhuar. Statusi i pronës (p.sh. "Për qira", "Bosh", "Për shitje") dhe lloji i strukturës (p.sh. "Apartament", "Shtëpi", "Kondominium") zgjidhen nga listat e referencës që menaxhon administratori i kompanisë suaj.

Faqja Të gjitha pronat shfaq pronat në formë kartash, ku secila tregon foton kryesore, emrin, statusin (si etiketë me ngjyrë), të dhënat kryesore (dhomat e gjumit, banjat, metrat katrorë) dhe çmimin e formatuar. Klikoni mbi çdo kartë prone për të parë faqen e plotë të detajeve, e cila përfshin një galeri fotosh, adresën e plotë, përshkrimin dhe skeda me shpenzimet dhe tiketat e fundit të lidhura me atë pronë. Dokumentet e bashkëngjitura pronës shfaqen si ikona që mund të shkarkohen.

Nga faqja e detajeve të pronës, klikoni butonin "Ndrysho". Kjo hap formularin e pronës të plotësuar me të gjitha të dhënat ekzistuese. Mund të përditësoni çdo fushë — të ndryshoni statusin, të rregulloni çmimin e qirasë, të ngarkoni foto ose dokumente të reja, të hiqni ato ekzistuese ose të përditësoni detajet e adresës. Ndryshimet ruhen menjëherë kur dorëzoni formularin. Administratorët e kompanisë mund të ndryshojnë çdo pronë të kompanisë së tyre; Përdoruesit mund të ndryshojnë pronat që u janë caktuar (listën e tyre të menaxhuar).

Vetëm Administratorët e kompanisë mund të fshijnë një pronë. Shkoni te faqja e detajeve të pronës dhe përdorni opsionin e fshirjes. E rëndësishme: fshirja e pronës është e përhershme — regjistrimi hiqet përgjithmonë nga baza e të dhënave, së bashku me të gjitha fotot dhe skedarët e dokumenteve të lidhura në server. Nuk ka kthim mbrapa. Nëse mund t'ju duhen të dhënat më vonë, mendoni ta çaktivizoni pronën duke ndryshuar statusin e saj.

Mund t'i filtroni pronat sipas Statusit (zgjedhje e shumëfishtë nga statuset e disponueshme si "Për qira" ose "Bosh"), Qytetit (kërkim me tekst), Dhomave të gjumit (zgjedhje nga 1 deri në 4+), Metrave katrorë minimalë, Parkimit (Po/Jo), Ashensorit (Po/Jo) dhe Llojit të strukturës (p.sh. Apartament, Shtëpi). Të gjithë filtrat kombinohen — për shembull, mund të gjeni të gjitha apartamentet me 2 dhoma gjumi dhe parkim në një qytet të caktuar.

Kur shtoni foto në një pronë, serveri i kompreson automatikisht deri në një madhësi të synuar prej rreth 500KB duke ulur cilësinë dhe përmasat. Fotoja e parë që shtoni bëhet foto kryesore (kopertina), e cila shfaqet e para në kartën e pronës dhe në faqen e detajeve. Mund ta ndryshoni se cila foto është kopertinë. Fotot ruhen si skedarë JPEG në server dhe në bazën e të dhënave ruhet vetëm shtegu i skedarit. Kur shihni pronën, fotot ngarkohen dhe shfaqen në shfletues.

Mund t'i bashkëngjitni një prone çfarëdo skedari dokumenti — PDF, dokumente Word, imazhe ose lloje të tjera skedarësh. Ato shfaqen në seksionin e dokumenteve në faqen e detajeve të pronës. Klikoni mbi çdo dokument për ta shkarkuar. Dokumentet ruhen në sistemin e skedarëve të serverit, jo në bazën e të dhënave.

Po. Fusha Vendi është e detyrueshme kur krijoni një pronë (dhe kur përditësoni adresën e saj). Formulari nuk ruhet derisa të shkruhet vendi, dhe API-ja i refuzon kërkesat me vend që mungon ose është bosh.

Burimet e klientëve janë një listë referimi në nivel kompanie (si Llojet e strukturave dhe Llojet e furnizuesve) që ndjek nga vijnë klientët tuaj potencialë — për shembull Faqja e internetit, Rekomandim, Vizitë e drejtpërdrejtë ose Rrjetet sociale. Administratorët e kompanisë e menaxhojnë listën nga Paneli i kontrollit te Artikujt e bazës së të dhënave → Burimet e klientëve. Kur krijoni ose ndryshoni një klient potencial, mund t'i caktoni një burim.

/llms.txt është një përmbledhje në tekst të thjeshtë e Property Sage për asistentët AI — çfarë është produkti, për kë është, çmimet, si të filloni, si dhe lidhje për te Pyetjet e shpeshta dhe një udhëzues për agjentët AI (/docs/agents.md). /llms-full.txt i bashkon të gjitha në një skedar të vetëm. robots.txt i mirëpret robotët AI (GPTBot, ClaudeBot, PerplexityBot, Google-Extended dhe të tjerë), dhe faqet publike shërbehen si HTML i plotë që ata t'i lexojnë.

Tiketa regjistron një problem ose një kërkesë mirëmbajtjeje për një pronë. Mendojeni si një tiketë asistence për një vend fizik — diçka si "Rubineti pikon në njësinë 3" ose "Ashensori i prishur në hyrje". Çdo tiketë lidhet me një pronë të caktuar dhe ndjek cili është problemi, sa i rëndë është, cili është statusi aktual dhe deri kur duhet zgjidhur.

Shkoni te faqja Tiketat dhe klikoni "Shto tiketë". Duhet të zgjidhni pronën me të cilën lidhet problemi (nga lista e pronave tuaja), të zgjidhni një status (p.sh. E hapur, Në progres), të caktoni seriozitetin (Kritik, I lartë, Mesatar ose I ulët), të shkruani një përshkrim të problemit dhe të zgjidhni afatin brenda të cilit duhet zgjidhur. Sipas dëshirës, mund të vendosni edhe datën e zgjidhjes nëse problemi është rregulluar tashmë. Pasi krijohet, tiketa shfaqet në listë dhe në faqen e detajeve të pronës.

Faqja Tiketat shfaq një tabelë me kolonat Prona, Statusi, Afati dhe Serioziteti. Statusi ka kod ngjyrash — tiketat e mbyllura/zgjidhura shfaqen me të gjelbër, ato në progres me blu dhe ato të hapura me portokalli. Nëse afati ka kaluar, ai shfaqet me të kuqe dhe me shkronja të trasha, që elementet e vonuara të bien në sy. Mund të zgjeroni çdo rresht për të parë përshkrimin e plotë dhe kush e krijoi tiketën. Në krye të faqes, kartat përmbledhëse tregojnë numrin total të tiketave, sa janë të hapura, sa kanë seriozitet të lartë/kritik dhe sa kanë afat brenda 7 ditëve të ardhshme.

Klikoni ikonën e lapsit në çdo rresht të tabelës së tiketave. Hapet një dritare ndryshimi ku mund të ndryshoni përshkrimin, statusin, seriozitetin dhe afatin. Sistemi regjistron kush e bëri ndryshimin dhe kur. Nëse e zgjidhni një problem, ndryshojeni statusin në "Mbyllur" dhe, sipas dëshirës, vendosni datën e zgjidhjes.

Vetëm Administratorët e kompanisë mund të fshijnë tiketa. Fshirja e tiketës është e përhershme — regjistrimi hiqet përgjithmonë. Përdoruesit e zakonshëm nuk e shohin opsionin e fshirjes. Nëse një tiketë nuk është më e nevojshme, mendoni ta ndryshoni statusin e saj në "Mbyllur" në vend që ta fshini.

Mund të filtroni sipas pronës, statusit (sipas statusit të saktë ose sipas identifikuesit si "open"/"in_progress"), seriozitetit, krijuesit të tiketës dhe intervaleve të datave për kur u krijua tiketa, kur skadon afati ose kur u zgjidh. Mund të kaloni gjithashtu midis shfaqjes së tiketave të 30 ditëve të fundit (Të fundit) dhe të gjitha tiketave historike. Një kuti kërkimi me tekst ju lejon të kërkoni në të gjitha fushat në anën e shfletuesit.

Sistemi vjen me tre statuse të paracaktuara të tiketave: E hapur, Në progres dhe Mbyllur. Administratori i kompanisë suaj mund të krijojë statuse shtesë ose të riemërtojë ato ekzistuese përmes cilësimeve të kompanisë. Statusi përcakton si numërohen tiketat në kartat përmbledhëse të Panelit.

Jo. Tiketat janë mjete ndjekjeje problemesh me tekst dhe nuk mbështesin bashkëngjitje skedarësh ose faturash blerjeje. Nëse ju duhet t'i bashkëngjitni dokumentacion një kostoje, përdorni funksionin Shpenzimet.

Shpenzimi regjistron një kosto që lidhet me një pronë. Kjo mund të jetë një faturë riparimi e njëhershme, një tarifë shërbimi ose një kosto e përsëritur (ujë, energji elektrike, sigurim). Çdo shpenzim lidhet me një pronë, kategorizohet sipas llojit të shpenzimit, mund të ketë një furnizues dhe një periudhë (për hyrjet e përsëritura) dhe mund të ketë të bashkëngjitur skedarë faturash blerjeje si provë pagese.

Shkoni te faqja Shpenzimet dhe klikoni "Shto shpenzim". Zgjidhni pronën, një kategori, shkruani shumën, zgjidhni valutën, caktoni datën dhe zgjidhni një status (zakonisht "Në pritje" nëse nuk është paguar ende ose "Paguar" nëse është shlyer). Për të regjistruar me dorë një kosto të përsëritur, aktivizoni çelësin "Shpenzim i përsëritur" dhe, sipas dëshirës, shtoni një furnizues dhe një periudhë. Mund të shtoni shënime, një numër reference dhe të bashkëngjitni skedarë faturash blerjeje — PDF, dokumente Word ose imazhe. Nëse nuk caktoni valutë, sistemi përdor EUR si parazgjedhje.

Klikoni kudo mbi një rresht shpenzimi në faqen Shpenzimet — ose hapni menynë ⋮ dhe zgjidhni Shiko — për të hapur një faqe detajesh vetëm për lexim te /expenses/:id. Ajo tregon regjistrimin e plotë: shumën dhe valutën, statusin, llojin e burimit (një herë, i përsëritur ose llogari shërbimi), datën, çdo pronë të lidhur, kategorinë, furnizuesin, periudhën, afatin e pagesës, numrin e faturës, referencën, referencën e llogarisë, njehsorin, shabllonin nga i cili u krijua, shënimet dhe të gjitha faturat e blerjes të bashkëngjitura (klikoni mbi një faturë blerjeje për ta shkarkuar). Prej aty mund të kaloni direkt te Ndrysho nëse keni leje. E njëjta pamje është e disponueshme në aplikacionin celular duke prekur kartën e një shpenzimi.

Kur shtoni një faturë blerjeje, skedari kodohet dhe dërgohet në server, i cili e ruan në sistemin e skedarëve te ./files/receipts/. Në bazën e të dhënave ruhet vetëm shtegu i skedarit. Kur e shihni shpenzimin më vonë, fatura e blerjes ngarkohet nga disku dhe shfaqet në shfletues. Mund ta shkarkoni çdo faturë blerjeje të bashkëngjitur duke klikuar mbi të. Llojet e pranuara të skedarëve janë PDF, DOC, DOCX, JPG, JPEG dhe PNG.

Jo. Sapo statusi i një shpenzimi ndryshohet në "Paguar", ai kyçet. As përditësimi, as fshirja nuk janë të disponueshme — si në ndërfaqe, ashtu edhe në API, që e zbaton këtë rregull. Kjo i mbron regjistrimet tuaja financiare nga ndryshimet aksidentale. Nëse ju duhet të ndryshoni një shpenzim të paguar, duhet të jeni administrator dhe ta trajtoni përmes proceseve të menaxhimit të të dhënave.

Klikoni ikonën e lapsit në çdo rresht të tabelës Shpenzimet. Hapet një dritare që ju lejon të ndryshoni statusin dhe të menaxhoni faturat e blerjes. Vetëm përdoruesi që e krijoi shpenzimin ose një Administrator i kompanisë mund ta ndryshojë.

Vetëm Administratorët e kompanisë mund të fshijnë një shpenzim. Fshirja është e përhershme — regjistrimi hiqet përgjithmonë nga baza e të dhënave dhe çdo skedar fature blerjeje i bashkëngjitur fshihet gjithashtu nga serveri. Nuk mund të fshini një shpenzim me status "Paguar".

Tre skeda: Të gjitha, Një herë dhe Të përsëritura. Hyrjet e krijuara automatikisht (nga Shpenzimet automatike) kanë një etiketë të vogël "auto", dhe rreshti i tyre i zgjeruar tregon shabllonin që i krijoi.

Mund të filtroni sipas pronës, kategorisë, valutës, statusit (sipas identifikuesit si "pending" ose "paid"), intervalit të shumës (minimumi dhe maksimumi) dhe intervalit të datës së shpenzimit. Nëse jeni Përdorues dhe nuk caktoni pronë, lista tregon automatikisht vetëm shpenzimet për pronat që menaxhoni. Mund të kaloni gjithashtu midis pamjeve Të fundit (30 ditët e fundit) dhe Historike (gjithë koha) dhe të përdorni kutinë e kërkimit për të gjetur hyrje të caktuara.

Katër karta përmbledhëse ju japin një pasqyrë të shpejtë financiare: Shpenzimet totale (shuma e konvertuar në EUR), Totali i këtij muaji (shpenzimet e muajit aktual), shuma Mesatare e shpenzimit dhe Numri total i hyrjeve të shpenzimeve. Ka edhe një ndarje sipas valutës që tregon shumat origjinale.

Po. Klikoni butonin "CSV" në faqen Shpenzimet për të shkarkuar si skedar CSV të gjitha shpenzimet e shfaqura aktualisht. Eksporti respekton çdo filtër aktiv që keni zbatuar.

Shpenzimi automatik është një kosto e përsëritur që caktohet një herë dhe lidhet me një pronë — kësti i kredisë hipotekore, primi i sigurimit, qiraja e truallit, tarifa e mirëmbajtjes ose energjia elektrike. E përcaktoni shabllonin një herë (shumën, mënyrën e shumës, frekuencën, furnizuesin, ditën e afatit), dhe sistemi krijon automatikisht një regjistrim Shpenzimi në çdo periudhë, kështu që askush nuk ka nevojë ta fusë përsëri.

Fikse — shuma është e njëjtë në çdo periudhë (kësti i kredisë, primi i sigurimit); shuma e shabllonit shkruhet saktësisht në çdo hyrje të krijuar. E ndryshueshme — shuma ndryshon çdo periudhë (energjia elektrike, uji); shablloni ruan shumën e fundit të njohur si vlerë paraprake, hyrja e krijuar vjen Në pritje me atë shumë, ju e rregulloni sipas faturës reale, dhe sistemi e mban mend shumën përfundimtare të Paguar si vlerë paraprake për herën tjetër.

Shpenzimi i përsëritur është një regjistrim që e futni me dorë (ose që e krijon një shabllon) për një periudhë të caktuar. Shpenzimi automatik është shablloni që i krijon këto regjistrime në çdo periudhë (mujore, tremujore ose vjetore). Regjistrimet e krijuara shfaqen në faqen Shpenzimet te skeda Të përsëritura me etiketën "auto" dhe lidhen me shabllonin e tyre.

Shkoni te faqja Shpenzimet automatike dhe klikoni "Shto shpenzim automatik". Zgjidhni pronën, kategorinë, furnizuesin, shumën, mënyrën e shumës, valutën, frekuencën, datën e fillimit (si parazgjedhje sot), datën opsionale të përfundimit, ditën e afatit dhe nëse i faturohet qiramarrësit. Sistemi fillon të krijojë hyrje nga data e fillimit. Këshillë: lëreni datën e fillimit në muajin aktual që të mos plotësohen periudhat e kaluara.

Çdo natë një proces në sfond kontrollon shabllonet tuaja aktive dhe krijon një regjistrim Shpenzimi për çdo periudhë që nuk është krijuar ende — me status Në pritje, me afatin nga shablloni dhe (për shabllonet e ndryshueshme) me shumën e fundit të njohur si vlerë paraprake. Çdo hyrje të krijuar e trajtoni si çdo shpenzim tjetër: rregulloni shumën, shënojeni si Paguar dhe bashkëngjitni faturën e blerjes.

Çdo hyrje e krijuar krijon gjithashtu një faturë Në pritje për qiramarrësin aktiv të asaj prone (njësoj si një shpenzim manual i paguar nga qiramarrësi). Nëse nuk ka qira aktive ose mungon furnizuesi, hyrja krijohet përsëri, por fatura anashkalohet (dhe kjo regjistrohet në regjistër).

Jo. Sapo statusi i një shpenzimi ndryshohet në "Paguar", ai kyçet — i njëjti rregull vlen për shpenzimet e njëhershme dhe të përsëritura. Nuk mund ta përditësoni ose ta fshini. Kjo mbron gjurmën tuaj të auditimit financiar.

Ndryshimet zbatohen nga periudha e ardhshme e tutje — hyrjet e krijuara tashmë i mbajnë shumat e tyre, kështu që historiku juaj financiar mbetet i saktë. Mund ta pezulloni një shabllon (ndalon krijimin) ose t'i caktoni një datë përfundimi.

Vetëm Administratorët e kompanisë mund të fshijnë një shpenzim automatik. Fshirja e një shablloni ndalon krijimet e ardhshme, por i mban si histori të gjitha regjistrimet e krijuara tashmë.

Qasja kufizohet sipas rolit: Administratorët e kompanisë shohin të gjitha shpenzimet automatike të kompanisë; Përdoruesit (menaxherët e pronave) shohin vetëm shpenzimet automatike për pronat që menaxhojnë.

Furnizuesi është një kompani ose individ që ofron shërbime ose furnizime për pronat tuaja. Këtu përfshihen hidraulikët, elektricistët, shërbimet e pastrimit, kompanitë e shërbimeve komunale, kopshtarët dhe çdo ofrues tjetër shërbimesh me të cilin punoni. Për çdo furnizues ruhen të dhënat e kontaktit, të dhënat e llogarisë dhe lloji i furnizuesit.

Shkoni te faqja Furnizuesit dhe klikoni "Shto furnizues". Duhet të jepni emrin e furnizuesit (i detyrueshëm) dhe të zgjidhni llojin e tij (p.sh. "Hidraulik", "Elektricist", "Kompani shërbimesh komunale") nga lista e llojeve të furnizuesve. Sipas dëshirës, mund ta lidhni furnizuesin me një pronë të caktuar dhe të shtoni një numër llogarie, numra telefoni (deri në dy), adresë emaili, faqe interneti dhe emrin e personit të kontaktit. Një fushë përshkrimi ju lejon të shtoni çdo shënim për furnizuesin.

Faqja Furnizuesit shfaq një tabelë me kolonat Emri, Lloji, Prona, Llogaria dhe statusi Aktiv. Zgjeroni çdo rresht për të parë të dhënat e plota të kontaktit, përfshirë numrat e telefonit, emailin, faqen e internetit, personin e kontaktit dhe përshkrimin. Kartat përmbledhëse në krye tregojnë numrin total të furnizuesve, numrin e aktivëve, numrin e joaktivëve dhe sa prej tyre kanë numër llogarie të regjistruar.

Klikoni ikonën e lapsit në çdo rresht furnizuesi. Hapet një dritare ku mund të ndryshoni përshkrimin, llojin e furnizuesit, numrin e llogarisë, numrat e telefonit, emailin, faqen e internetit, personin e kontaktit dhe të aktivizoni ose çaktivizoni statusin aktiv. Të gjitha ndryshimet ruhen menjëherë.

Furnizuesit përdorin fshirjen e butë — klikimi i fshirjes e çaktivizon furnizuesin duke e shënuar si joaktiv, në vend që ta heqë nga baza e të dhënave. Regjistrimi i furnizuesit mbetet në sistem, por fshihet nga pamja e paracaktuar. Vetëm Administratorët e kompanisë mund të çaktivizojnë një furnizues. Për ta hequr përgjithmonë një furnizues, administratori do të kishte nevojë për qasje në bazën e të dhënave. Furnizuesit e çaktivizuar mund të riaktivizohen duke i ndryshuar dhe duke e rikthyer çelësin aktiv.

Mund të filtroni sipas emrit, llojit të furnizuesit, pronës, numrit të llogarisë, numrave të telefonit, emailit, faqes së internetit dhe personit të kontaktit. Të gjithë filtrat janë kërkime me tekst që nuk dallojnë shkronjat e mëdha nga të voglat. Një kuti kërkimi ofron filtrim në anën e shfletuesit sipas emrit, llogarisë, telefonave, emailit dhe fushave të kontaktit.

Furnizuesit lidhen kryesisht me shpenzimet e përsëritura. Kur krijoni një shpenzim të përsëritur, zgjidhni cili furnizues e ofroi shërbimin. Nëse ai shpenzim shënohet "Paguar nga qiramarrësi", emri dhe lloji i furnizuesit përfshihen në shënimet e faturës së krijuar automatikisht, që qiramarrësi të dijë nga kush vjen detyrimi. Shpenzimet e zakonshme (të njëhershme) nuk lidhen me furnizues.

Qiraja është një marrëveshje qiraje midis jush (menaxherit ose pronarit të pronës) dhe një qiramarrësi për një pronë të caktuar. Ajo përmban kushtet e qirasë — kush është qiramarrësi, cilën pronë merr me qira, datat e fillimit dhe të përfundimit të marrëveshjes, shumën e qirasë dhe periudhën e pagesës, depozitën e sigurisë dhe nëse faturat e qirasë duhet të krijohen automatikisht. Dokumentet e qirasë, si kontratat e nënshkruara, mund të bashkëngjiten si skedarë.

Shkoni te faqja Qiratë dhe klikoni "Shto qira". Formulari i krijimit ka disa seksione:

• Prona dhe qiramarrësi: Zgjidhni pronën që jepet me qira dhe qiramarrësin nga lista juaj e qiramarrësve. Të dyja janë të detyrueshme.
• Periudha e qirasë: Caktoni datën e fillimit dhe datën e përfundimit të marrëveshjes së qirasë.
• Detajet financiare: Shkruani shumën periodike të qirasë, zgjidhni valutën (si parazgjedhje EUR), zgjidhni periudhën e faturimit në ditë (opsionet zakonisht përfshijnë 14, 30, 45, 60 ose 90 ditë), shkruani shumën e depozitës së sigurisë dhe aktivizoni Faturimin automatik nëse doni që faturat e qirasë të krijohen automatikisht.
• Dokumentet: Ngarkoni marrëveshjen e nënshkruar të qirasë ose çdo dokument tjetër përkatës (skedarë PDF, DOC ose imazhe).

Faqja Qiratë shfaq një tabelë me kolonat Emri i pronës, Emri i qiramarrësit, shuma e Qirasë, statusi i Faturimit automatik (shfaqet si ikonë kontrolli nëse është aktiv), numri i dokumenteve dhe butonat e veprimeve. Zgjeroni çdo rresht për të parë depozitën, periudhën e faturimit, datën e fillimit dhe datën e përfundimit. Kartat përmbledhëse në krye tregojnë numrin total të qirave, qiranë mesatare dhe shumën totale të depozitave për të gjitha qiratë.

Ndryshe nga modulet e tjera, qiratë nuk kanë faqe të veçantë ndryshimi. Klikoni ikonën e lapsit në çdo rresht qiraje për të hapur një dritare ku mund të menaxhoni dokumentet e qirasë — të shtoni skedarë të rinj ose të hiqni ato ekzistuese. Kushtet financiare (qiraja, depozita, datat, periudha) nuk mund të ndryshohen nga kjo dritare. Nëse ju duhet të ndryshoni kushtet e qirasë, zakonisht përfundoni qiranë aktuale dhe krijoni një të re.

Qiratë përdorin fshirjen e butë. Klikoni butonin "Çaktivizo" në rreshtin e zgjeruar të çdo qiraje. Një dritare konfirmimi ju pyet nëse jeni të sigurt — çaktivizimi e heq qiranë nga lista e qirave aktive, por e mban regjistrimin në bazën e të dhënave. Vetëm Administratorët e kompanisë mund të çaktivizojnë një qira. Qiratë e çaktivizuara mund të riaktivizohen nëse nevojitet.

Faturimi automatik është një funksion që krijon automatikisht faturat e qirasë për një qira sipas një kalendari të caktuar. Kur aktivizoni Faturimin automatik në një qira dhe caktoni një periudhë faturimi (p.sh. 30 ditë për qiranë mujore), një shërbim natën kontrollon nëse kanë përfunduar periudha të reja faturimi dhe krijon faturat përkatëse Në pritje. Për periudhat 30-ditore përdor muajt kalendarikë; për periudhat e tjera (14, 45, 60, 90 ditë) e ndan kohën e kaluar me gjatësinë e periudhës. Sistemi i shmang dublikatat — përpara se të krijojë një faturë të re, kontrollon nëse ekziston tashmë një faturë për atë qira dhe periudhë, kështu që ekzekutimi i tij disa herë është i sigurt.

Kur krijoni ose ndryshoni një qira, mund të ngarkoni dokumente si kontrata e nënshkruar e qirasë. Llojet e pranuara të skedarëve janë PDF, DOC, DOCX, JPG, JPEG dhe PNG. Dokumentet ruhen në sistemin e skedarëve të serverit dhe shtegu i skedarit ruhet në bazën e të dhënave. Në faqen e listës së qirave, një etiketë tregon numrin e dokumenteve (p.sh. "2 dokumente") — klikojeni për të parë një meny me skedarët që mund të shkarkohen.

Mund të filtroni sipas Pronës (zgjedhje nga pronat tuaja), Qiramarrësit (zgjedhje nga qiramarrësit tuaj), Statusit (Aktiv/Joaktiv/Të gjitha), Faturimit automatik (Çdo/Po/Jo) dhe intervalit të Datës së përfundimit (nga/deri). Një kuti kërkimi me tekst ju lejon të kërkoni sipas emrit të pronës, emrit të qiramarrësit, qirasë, depozitës dhe periudhës.

Po. Klikoni ikonën e kuqe PDF në çdo rresht qiraje për të krijuar dhe shkarkuar një faturë PDF me markën Property Sage dhe të gjitha detajet e faturës.

Po. Klikoni butonin "CSV" për të shkarkuar si skedar CSV të gjitha qiratë e shfaqura aktualisht (duke respektuar filtrat tuaj aktivë).

Kur arrihet data e përfundimit të një qiraje, shërbimi i faturimit automatik ndalon krijimin e faturave të reja për atë qira. Qiraja mbetet në sistem që t'i referoheni më vonë. Në Panelin tuaj, widget-i "Qiratë që përfundojnë së shpejti" tregon qiratë që janë brenda 30 ditëve nga data e përfundimit, duke ju ndihmuar të planifikoni rinovimet ose të gjeni qiramarrës të rinj.

Qiramarrësi është personi që merr me qira një pronë nga ju. Sistemi ruan të dhënat e tij bazë të kontaktit (emrin dhe mbiemrin, emailin, numrin e telefonit), ndjek nëse është aktualisht aktiv dhe ju lejon t'i bashkëngjitni dokumente që lidhen me të (si dokumente identifikimi ose formularë garantuesi). Qiramarrësit lidhen me pronat përmes qirave.

Shkoni te faqja Qiramarrësit dhe klikoni "Shto qiramarrës". Plotësoni emrin (i detyrueshëm) dhe mbiemrin (i detyrueshëm) e qiramarrësit, si dhe emailin dhe numrin e telefonit (opsionale). Mund të ngarkoni gjithashtu dokumente si një kopje e dokumentit të identitetit, vërtetim të të ardhurave ose formularë garantuesi. Llojet e pranuara të skedarëve janë PDF, DOC, DOCX, JPG, JPEG dhe PNG. Pasi ruhet, qiramarrësi mund të lidhet me qira.

Faqja Qiramarrësit shfaq një tabelë me kolonat Emri, Email, Telefoni, statusi Aktiv (shfaqet si etiketë e gjelbër ose e kuqe) dhe numri i dokumenteve. Kartat përmbledhëse në krye tregojnë numrin total të qiramarrësve, numrin e aktivëve dhe numrin e joaktivëve. Klikoni etiketën e numrit të dokumenteve në çdo rresht për të parë një meny me skedarët e ngarkuar që mund të shkarkoni.

Klikoni ikonën e lapsit në çdo rresht qiramarrësi. Hapet një dritare ku mund të përditësoni emailin, numrin e telefonit, të aktivizoni ose çaktivizoni statusin aktiv dhe të menaxhoni dokumentet — të ngarkoni skedarë të rinj ose të hiqni ato ekzistuese. Emri dhe mbiemri i qiramarrësit ruhen ashtu siç u krijuan dhe dërgohen të pandryshuar me përditësimin.

Qiramarrësit përdorin fshirjen e butë — klikimi i fshirjes e çaktivizon qiramarrësin duke e shënuar si joaktiv. Regjistrimi mbetet në bazën e të dhënave me të gjitha të dhënat e tij, që t'u referoheni qirave dhe dokumenteve historike. Qiramarrësit e çaktivizuar fshihen nga pamja e paracaktuar, por mund të shfaqen duke përdorur filtrin e statusit aktiv. Për ta hequr përgjithmonë një qiramarrës do të nevojitej qasje në bazën e të dhënave. Qiramarrësit e çaktivizuar mund të riaktivizohen nga një administrator duke ndryshuar regjistrimin dhe duke e rikthyer çelësin aktiv.

Mund të filtroni sipas emrit (kërkon si në emër, ashtu edhe në mbiemër), emailit dhe telefonit — të gjitha kërkime me tekst që nuk dallojnë shkronjat e mëdha nga të voglat. Si parazgjedhje shfaqen vetëm qiramarrësit aktivë. API-ja mbështet filtrimin sipas statusit aktiv (true, false ose all), por ndërfaqja aktuale si parazgjedhje shfaq vetëm qiramarrësit aktivë.

Kur shtoni dokumente në regjistrimin e një qiramarrësi, ato ruhen në sistemin e skedarëve të serverit te ./files/tenant-documents/ dhe në bazën e të dhënave ruhet vetëm shtegu i skedarit. Në faqen e listës së qiramarrësve, numri i dokumenteve shfaqet si etiketë e klikueshme — klikojeni për të parë listën e emrave të dokumenteve dhe për të shkarkuar skedarë të veçantë. Dokumentet mund të ngarkohen kur krijoni një qiramarrës ose të shtohen më vonë nga dritarja e ndryshimit.

Qiramarrësit lidhen me pronat përmes qirave. Kur krijoni një qira, zgjidhni një qiramarrës dhe një pronë, duke formuar marrëveshjen e qirasë. Një qiramarrës mund të ketë disa qira (p.sh. nëse merr me qira disa prona ose e ka rinovuar qiranë me kalimin e kohës). Vetë regjistrimi i qiramarrësit nuk ruan informacione për qiratë — qiratë e një qiramarrësi i gjeni në faqen Qiratë, të filtruar sipas atij qiramarrësi.

Asistenti i chatit mund të identifikojë qiramarrësit me fatura të papaguara. Pyesni "Cilët qiramarrës më kanë borxh?" ose "A kam qiramarrës që nuk kanë paguar?" dhe ai do të listojë çdo qiramarrës me fatura të vonuara ose me afat të kaluar, duke treguar emrin e pronës, shumën totale të detyrimit, numrin e faturave dhe afatin më të vjetër. E papaguar konsiderohet një faturë me status "overdue" (e vonuar) ose "pending" (në pritje) me afat që ka kaluar. Faturat aktuale në pritje (që nuk kanë arritur ende afatin) nuk përfshihen — llogariten vetëm faturat me afat të kaluar.

Pagesat regjistrojnë kur një qiramarrës ka paguar një faturë. Ato ndihmojnë të ndiqet dhe të regjistrohet që pagesa e një fature është shlyer.

Statusi i faturës së lidhur ndryshon automatikisht në Paguar.

Nëse fshini një pagesë, gjë që mund ta bëjnë Administratorët e kompanisë, statusi i faturës kthehet në Në pritje.

Sistemi krijon automatikisht një faturë Në pritje për atë qiramarrës. Ai gjen qiranë aktive të asaj prone, merr të dhënat e furnizuesit dhe e cakton afatin 15 ditë më vonë.

Jo. Sapo një shpenzim shënohet si Paguar, ai kyçet. Nuk mund ta përditësoni ose ta fshini.

Faturat krijohen automatikisht dhe i faturohen një qiramarrësi. Ato janë për qiranë ose për një shpenzim të përsëritur.

Ka dy raste. I pari: çdo natë sistemi zbulon automatikisht nëse qiraja ka arritur afatin, bazuar në kohëzgjatjen dhe periudhën e qirasë. Për më shumë detaje shihni seksionin Qiratë të këtyre pyetjeve të shpeshta. I dyti: kur një shpenzim i përsëritur duhet të paguhet nga qiramarrësi. Këto janë për gjëra si uji ose energjia elektrike. Sapo shpenzimi të jetë caktuar si
"Paguar nga qiramarrësi", sistemi krijon automatikisht një faturë për qiramarrësin.

Po. Si në faqen Faturat, ashtu edhe në faqen Qiratë, klikoni ikonën e kuqe PDF në çdo rresht. Sistemi krijon menjëherë një PDF me markën Property Sage dhe të gjitha detajet e faturës, dhe pastaj e shkarkon automatikisht.

Chati funksionon në një server AI të hostuar lokalisht. Ai ka qasje në të dhënat e pronave tuaja përmes një sërë mjetesh dhe gjithmonë i kërkon informacionet përpara se të përgjigjet, kështu që nuk shpik kurrë shifra. Mund t'i bëni pyetje për pronat, tiketat, qiratë, faturat, pagesat, shpenzimet, furnizuesit dhe qiramarrësit. Nëse nuk gjen përgjigje, ai thotë: Nuk mund t'i përgjigjem kësaj.

Për pronat mund të pyesni sa janë për qira, të kërkoni t'ju tregojë apartamentet bosh ose cilat kanë 3 dhoma gjumi me parkim. Për tiketat mund të pyesni sa janë të hapura ose t'i kërkoni të tregojë ato kritike. Për qiratë mund të pyesni sa janë aktive ose cilat përfundojnë këtë muaj. Për faturat mund të pyesni sa janë të vonuara ose t'i kërkoni t'i listojë ato me emrat e qiramarrësve. Për pagesat mund të pyesni çfarë është arkëtuar ose cilat metoda janë përdorur. Për shpenzimet mund të pyesni për totalet sipas kategorisë ose cila pronë pati më shumë. Për furnizuesit mund të pyesni sa janë aktivë ose t'i kërkoni t'i listojë sipas llojit. Për qiramarrësit mund të pyesni për numrin, emrat ose të dhënat e kontaktit.

Po. Asistenti mund t'u përgjigjet edhe pyetjeve për mënyrën si funksionon sistemi, si p.sh. çfarë është fatura, si funksionon ngarkimi i skedarëve ose cilat janë rolet e përdoruesve.

Po. Pyetjet për paratë — shpenzimet, shpenzimet e përsëritura, pagesat, të ardhurat dhe cila pronë kushtoi më shumë — pranojnë një periudhë: këtë muaj, muajin e kaluar, këtë tremujor, tremujorin e kaluar, nga fillimi i vitit deri sot ose gjithë kohën. Thoni "sa shpenzova këtë muaj" ose "çfarë shpenzova tremujorin e kaluar" dhe asistenti filtron sipas asaj periudhe. Nëse nuk përmendni periudhë, përgjigjet për gjithë kohën. Çdo përgjigje tregon periudhën që përdori (për shembull "për këtë muaj (2026-09-01..2026-09-22)"), kështu që shifra dhe periudha përputhen gjithmonë. Numri i tiketave të hapura, qirave aktive dhe faturave të vonuara është në një moment të caktuar dhe nuk filtrohet sipas periudhës.

Po. Kërkoni një raport për pronarin dhe asistenti përgatit raporte të strukturuara nga të dhënat tuaja reale: përmbledhjen e portofolit, listën e qirave, të ardhurat, shpenzimet sipas kategorisë, skadimet e qirave, statusin e pajtueshmërisë, tiketat e pazgjidhura ose shpenzimet sipas furnizuesit. Mund të zgjidhni një periudhë (këtë muaj, muajin e kaluar, këtë tremujor, tremujorin e kaluar, nga fillimi i vitit deri sot ose gjithë kohën) dhe, sipas dëshirës, ta kufizoni raportin në një pronë. Të gjitha shifrat vijnë nga baza e të dhënave — asistenti i formaton, nuk i shpik kurrë. Për shembull: "Më jep raportin e pronarit për këtë muaj" ose "Më trego listën e qirave për Villa Rosa".

Po. Çdo ditë sistemi kontrollon certifikatat që ndjek kompania juaj (në tregjet e rregulluara: Turqi, Gjeorgji, Çeki, Serbi, Moldavi, Shqipëri, Kosovë) dhe shënon ato që skadojnë brenda 30 ditëve ose që kanë skaduar tashmë. Kur hapni chatin, një bllok Sinjalizime pajtueshmërie në fillim i liston (të skaduara / që po skadojnë), dhe administratori i kompanisë merr një përmbledhje me email në ditë për sa kohë ka sinjalizime. Pastaj mund t'i kërkoni asistentit detaje ose t'i kërkoni të krijojë certifikatën e rinovuar. Sinjalizimet mbulojnë vetëm pronat që kanë të aktivizuar ndjekjen e pajtueshmërisë.

Po. Asistenti përgjigjet në gjuhën e ndërfaqes së aplikacionit — anglisht, gjermanisht, shqip, kroatisht, turqisht, gjeorgjisht, çekisht ose serbisht. Nuk keni nevojë të bëni asgjë: kërkesa e chatit e mbart automatikisht gjuhën e ndërfaqes suaj. Emrat e mjeteve dhe të dhënat teknike mbeten brenda sistemit në anglisht, dhe nëse modeli AI nuk mund ta prodhojë me besueshmëri gjuhën tuaj, ai kalon në anglisht në vend që të hamendësojë.

Po. Nëse shkruani james smith në vend të James Smith, ai e gjen përsëri personin e duhur.

Po. Çdo përdorues ka një bisedë të vetme të përhershme. Historiku i plotë ngarkohet sa herë që hapni faqen e chatit.

Çdo përdorues mund të dërgojë deri në 100 kërkesa chati në ditë. Numëruesi rivendoset automatikisht në mesnatë. Nëse arrini kufirin, chati do t'ju thotë të provoni përsëri nesër.

Çdo kompani ka gjithashtu një kuotë mujore për asistentin AI. Nëse ajo shterohet, chati njofton se është arritur kufiri mujor i përdorimit dhe rifillon më 1 të muajit tjetër; pyetjet të cilave u është përgjigjur tashmë mund të shfaqen përsëri.

Klikoni ikonën e gabimit në shiritin e sipërm (ose në celular, hapni Cilësimet → Raportoni një problem). Plotësoni një titull dhe përshkrim të shkurtër, zgjidhni një kategori (Gabim, Kërkesë funksioni, Tjetër) dhe një urgjencë, pastaj dërgojeni. Faqja ku ndodheshit regjistrohet automatikisht, që ne të dimë ku ndodhi problemi.

Ju shihni vetëm raportet e gabimeve që keni dërguar vetë. Administratorët e kompanisë shohin të gjitha raportet nga kompania e tyre.

Raportet që dërgoni shfaqen në listën "Raportet e mia", me statusin e tyre (i hapur, në progres, i zgjidhur, i mbyllur). Statusin e ndryshojnë vetëm administratorët.

Po. Hapni çdo raport gabimi nga lista Gabimet — një dritare tregon bisedën e plotë dhe një kuti përgjigjeje. Mund të shtoni detaje dhe zhvilluesit mund t'ju bëjnë pyetje. Përgjigjet lejohen derisa gabimi të shënohet si i mbyllur. Lista tregon sa përgjigje ka çdo gabim, që të shihni me një shikim kur mbërrin diçka e re.

Një shërbim ekzekutohet çdo natë për të krijuar faturat e qirasë. Ai gjen të gjitha qiratë aktive me faturim automatik të aktivizuar, llogarit cilat periudha faturimi kanë përfunduar dhe krijon një faturë Në pritje për secilën prej tyre.

Po. Ai kontrollon për fatura ekzistuese përpara se të krijojë të reja, kështu që nuk krijohen kurrë dublikata.

Në faqen Qiratë mund të filtroni sipas Pronës, Qiramarrësit, Statusit, Faturimit automatik dhe intervalit të Datës së përfundimit. Te Pagesat mund të filtroni sipas Metodës së pagesës, Shumës minimale ose maksimale dhe intervalit të Datës. Te Pronat mund të filtroni sipas Llojit, Qytetit, Dhomave të gjumit, Sipërfaqes, Parkimit, Ashensorit dhe Strukturës. Te Qiramarrësit mund të filtroni sipas Emrit, Emailit, Telefonit dhe statusit Aktiv. Te Furnizuesit mund të filtroni sipas Emrit, Llojit të furnizuesit, Pronës dhe Llogarisë.

Po. Të gjithë filtrat aktivë kombinohen. Për shembull, në faqen Qiratë mund të filtroni njëkohësisht sipas një prone të caktuar me faturim automatik të aktivizuar dhe me datë përfundimi brenda një intervali të caktuar.

Gjashtë faqe kanë butonin CSV: Tiketat, Shpenzimet, Pagesat, Faturat, Qiratë dhe Raportet. CSV-ja përfshin ID-në e regjistrimit, të gjitha fushat e dukshme dhe një kolonë për valutën. Bashkëngjitjet dhe fotot nuk përfshihen.

Po. Eksportohen pikërisht të dhënat që shfaqen aktualisht, përfshirë filtrat aktivë të kërkimit.

Importi CSV për STR (qiratë afatshkurtra) ju lejon të importoni në masë në Property Sage, me një hap të vetëm, rezervimet nga platformat e qirave afatshkurtra (Airbnb, Booking.com, VRBO). Në vend që ta futni çdo rezervim me dorë, ngarkoni skedarin CSV të eksportuar nga platforma dhe sistemi e analizon, ju tregon një parapamje dhe ruan rreshtat që konfirmoni.

Vetëm Administratorët e kompanisë mund ta hapin, nga menyja Administrimi i kompanisë → Mjetet STR. Faqja ju lejon të shkarkoni një shabllon CSV, të vendosni një skedar dhe të kaloni hap pas hapi nga parapamja te konfirmimi.

Ngarkojeni skedarin saktësisht siç e eksporton platforma:

• Airbnb: Earnings → Transaction history (CSV), ose Reservations → Export. Rreshtat e pagesave dhe të rregullimeve në skedarin e fitimeve anashkalohen automatikisht; importohen vetëm rezervimet.
• Booking.com: shkarkimi i rezervimeve nga Extranet (CSV).
• Vrbo: eksporti i rezervimeve nga paneli i pronarit.
  Platforma zbulohet automatikisht nga titujt e kolonave të CSV-së. Emrat e kolonave përputhen pavarësisht nga shkronjat e mëdha ose të vogla, çmimet mund të përfshijnë valutën ("455.00 EUR", "€1,034.60"), dhe rezervimet e anuluara importohen si të anuluara.

Asgjë nuk dyfishohet. Rezervimet përputhen sipas platformës dhe kodit të rezervimit, kështu që riimportimi i një skedari, ose një eksport më i ri që mbivendoset me një më të vjetër, i përditëson rezervimet ekzistuese (për shembull kur një rezervim është anuluar ndërkohë) në vend që të shtojë kopje.

Në faqen Mjetet STR, klikoni "Shkarko shabllonin" për të parë strukturën e pritur të kolonave (ose eksportoni më parë një skedar nga platforma juaj), pastaj zgjidhni skedarin tuaj CSV. Faqja shfaq një tabelë parapamjeje me fushat e analizuara të çdo rreshti dhe çdo gabim. Klikoni "Importo N rreshta" për të ruajtur vetëm rreshtat e vlefshëm; rreshtat me gabime anashkalohen dhe listohen te seksioni i palosshëm Gabime.

Importi i parë i suksesshëm i një platforme (Airbnb, Booking, VRBO) për një pronë e shton automatikisht atë platformë në listën e platformave STR të pronës, që importet e mëvonshme dhe kërkimet e rezervimeve të dinë nga kanë ardhur të dhënat.

Po. Faqja Mjetet STR tregon historikun e importeve me emrin e skedarit, platformën, numrin e rreshtave dhe kohën. Hapni një import për të parë rezervimet e tij, për t'i filtruar sipas statusit dhe për të fshirë rreshta të veçantë nëse një rezervim është importuar gabimisht.

Mund të filtroni sipas pronës, platformës (Airbnb / Booking / VRBO) dhe statusit (i konfirmuar / i anuluar / i përfunduar). Lista renditet sipas datës së hyrjes (check-in), duke filluar nga më e fundit.

Jo ende — importet janë një veprim vetëm për web. Megjithatë, asistenti mund të listojë dhe të përmbledhë rezervimet e importuara (p.sh. "më trego rezervimet në Airbnb të këtij muaji për pronën X"), dhe platformat STR të çdo prone shfaqen në përmbledhjet e tij për pronat.

Ndjekja e pajtueshmërisë ju lejon të regjistroni certifikatat dhe regjistrimet rregullatore që i nevojiten çdo prone — certifikatat e performancës energjetike, regjistrimet e akteve të pronësisë, regjistrimet në regjistrin e qirave dhe të tjera. Për çdo certifikatë ruhen lloji, numri i referencës, datat e lëshimit dhe të skadimit, si dhe një dokument i ngarkuar opsional. Sistemi shënon certifikatat që po skadojnë së shpejti ose që kanë skaduar tashmë. Aktivizohet veçmas për çdo pronë: aktivizoni ndjekjen e pajtueshmërisë në cilësimet e një prone për të ndjekur certifikatat, rinovimet dhe kërkesat e tregut për të.

Në faqen e çdo prone ka një seksion Pajtueshmëria që liston certifikatat me statusin e tyre (e vlefshme, po skadon ose e skaduar), i cili shfaqet sapo të aktivizohet ndjekja e pajtueshmërisë për pronën. Paneli shfaq një widget pajtueshmërie që numëron, në të gjithë portofolin tuaj, sa certifikata kërkojnë vëmendje (po skadojnë ose kanë skaduar) dhe sa prona nuk e ndjekin ende pajtueshmërinë.

Po. Regjistrimi dhe shikimi i certifikatave janë pjesë e planit falas. Udhëzimet e pajtueshmërisë specifike për tregun nga asistenti AI janë funksion i planit Pro.

Po. Llojet e certifikatave të detyrueshme përcaktohen nga vendi i kompanisë suaj. Tregjet e mbështetura janë Turqia, Gjeorgjia, Çekia, Serbia, Moldavia, Shqipëria dhe Kosova. Në vende të tjera mund të regjistroni përsëri certifikata, por nuk zbatohet asnjë listë e detyrueshme.

Po. Kërkojini asistentit të regjistrojë një certifikatë dhe ai do t'ju kërkojë konfirmim përpara se ta ruajë. Ai mund të përmbledhë gjithashtu statusin e pajtueshmërisë dhe të listojë certifikatat që po skadojnë ose që kanë skaduar.

Jo. Udhëzimet e pajtueshmërisë janë informative dhe nuk përbëjnë këshillë ligjore. Kërkesat rregullatore ndryshojnë, prandaj verifikojini me një profesionist vendas.

Fjalëkalimet e reja duhet të kenë të paktën 8 karaktere dhe të përdorin të paktën 2 nga 4 llojet e karaktereve: shkronja të mëdha, shkronja të vogla, numra dhe simbole (për shembull "Kx9!mQz2#p"). Formularët e regjistrimit dhe të ndryshimit të fjalëkalimit shfaqin një udhëzim në kohë reale kur fjalëkalimi është shumë i shkurtër ose shumë i dobët dhe e bllokojnë dërgimin derisa ai të plotësojë kërkesat. Serveri refuzon gjithashtu një listë fjalëkalimesh shumë të zakonshme dhe të dobëta (si "password" ose "12345678") edhe nëse dërgohen direkt te API-ja. Llogaritë ekzistuese nuk preken — rregulli vlen vetëm për fjalëkalimet e zgjedhura rishtazi.

Fusha e telefonit në regjistrim ka një listë rënëse me prefiksin e shtetit (si parazgjedhje +355) për lehtësi — numri juaj funksionon edhe nëse e shkruani në çfarëdo formati ndërkombëtar. Telefoni mbetet opsional; kur jepet, ai vlerësohet në mënyrë të lirshme (shifra, hapësira, viza, kllapa) dhe refuzohet me një gabim të qartë nëse duket i pavlefshëm.

Nën çdo përgjigje të asistentit ka një lidhje "Përgjigje e gabuar?", si në aplikacionin web, ashtu edhe në aplikacionin celular. Prekeni, shkruani sipas dëshirës çfarë ishte e gabuar (për shembull "Ne kemi një hidraulik") dhe dërgojeni. Ndodhin dy gjëra: përgjigjja hiqet nga memoria e përgjigjeve të asistentit, kështu që herën tjetër kur dikush në kompaninë tuaj bën atë pyetje, asistenti e kërkon informacionin nga e para në vend që ta përsërisë, dhe krijohet një raport për shqyrtim te Gabimet me kategorinë "Përgjigje e AI".

Nga profili juaj (menyja e avatarit → Profili), hapni Llogaria dhe të dhënat dhe zgjidhni Fshi llogarinë. Konfirmimi i kërkesës fshin menjëherë llogarinë tuaj dhe të gjitha të dhënat që lidhen me përdoruesin: regjistrat e përdorimit të AI-së, përgjigjet e ruajta të AI-së, bisedat në chat, raportet e asistencës dhe tokenët e pajisjeve. Do të dilni menjëherë nga llogaria. Kini parasysh se fshirja e llogarisë suaj nuk fshin regjistrimet e biznesit të kompanisë (pronat, qiramarrësit, qiratë, shpenzimet, pagesat, komisionet) — fshirja e llogarisë nuk është fshirja e kompanisë. Nëse jeni Administratori i fundit aktiv i kompanisë për një kompani me të dhëna, duhet të fshini më parë kompaninë (shihni më poshtë) përpara se të mund të fshihet llogaria juaj.

Administratorët e kompanisë mund ta fshijnë kompaninë e tyre nga profili → Llogaria dhe të dhënat → Fshi kompaninë. Do t'ju kërkohet të shkruani emrin e saktë të kompanisë si kontroll sigurie për të parandaluar fshirjen aksidentale. Fshirja e një kompanie fshin përgjithmonë regjistrimin e kompanisë, të gjitha pronat, qiramarrësit, qiratë, shpenzimet, pagesat, tiketat, përgjigjet e ruajta të AI-së dhe të gjitha të dhënat e tjera të lidhura — kjo nuk mund të zhbëhet. Pasi kompania të fshihet, llogaria juaj e Administratorit të kompanisë mund të fshihet veçmas nëse nevojitet.

Kur një kompani ka të dhëna (prona, qiramarrës etj.), duhet të mbetet të paktën një Administrator aktiv i kompanisë për t'i menaxhuar. Nëse jeni Administratori i fundit aktiv i kompanisë dhe kompania juaj ka ende regjistrime, nuk mund ta fshini llogarinë tuaj derisa (a) të fshini kompaninë, ose (b) të ngrini më parë një përdorues tjetër në rolin Administrator i kompanisë. Kjo masë sigurie parandalon që të dhënat e kompanisë të mbeten pa përgjegjës.

Jo. Fshirja e llogarisë dhe e kompanisë është e përhershme — regjistrimet e fshira nuk mund të rikuperohen. Sigurohuni që keni një kopje rezervë të çdo të dhëne kritike përpara fshirjes.