Häufige Fragen

Property Sage ist eine Software zur Immobilienverwaltung für Vermieter und Eigentümer. Sie bündelt Ihre Objekte, Mieter, Mietverträge, Mietrechnungen, Ausgaben und Belege, Instandhaltungs-Tickets, Zahlungen, Anbieter, Dokumente und Compliance-Zertifikate an einem Ort und enthält einen KI-Assistenten, der Fragen anhand Ihrer eigenen Daten beantwortet. Es handelt sich um ein Verwaltungswerkzeug, nicht um ein Inseratsportal: Nichts, was Sie eingeben, wird veröffentlicht.

Für private Vermieter, Eigentümer in der Diaspora, die ihre Immobilie im Heimatland aus dem Ausland verwalten, sowie kleine und mittlere Hausverwaltungen auf dem Balkan und in ganz Europa. Teams können mit rollenbasierten Zugriffsrechten zusammenarbeiten, und das optionale Modul Agentur-Tools ergänzt bei Bedarf Interessenten, Angebote und Provisionen.

Ja. Ein Unternehmen kann bis zu 32 aktive Gebäudetypen (insgesamt 64 einschließlich inaktiver) und bis zu 64 aktive Anbietertypen (insgesamt 128 einschließlich inaktiver) haben. Ist eine Obergrenze erreicht, führt der Versuch, einen weiteren Eintrag hinzuzufügen, zu einer Fehlermeldung. Deaktivierte (inaktive) Einträge zählen zur Gesamtgrenze, nicht aber zur Grenze für aktive Einträge.

Der Speicherbedarf eines Unternehmens setzt sich aus der Größe aller Datensätze und der Größe der hochgeladenen Dateien (Belege, Objektfotos, Dokumente, Firmenlogo) zusammen. Gemessen wird, was tatsächlich auf dem Datenträger gespeichert ist.

Die Oberfläche ist auf Englisch, Deutsch, Albanisch, Kroatisch, Türkisch, Georgisch, Tschechisch und Serbisch verfügbar. Über das Sprachmenü in der oberen Leiste wechseln Sie die gesamte App sofort (Beschriftungen und Hilfethemen), und Ihre Auswahl wird für das nächste Mal gespeichert.

Das ist die Sicherheitsprüfung (CAPTCHA), die die Registrierung vor automatisierten Bots schützt, die massenhaft Konten anlegen. Lösen Sie die einfache Rechenaufgabe (zum Beispiel „Was ist 7 + 5?“) und geben Sie die Antwort ein. Ist die Antwort falsch oder abgelaufen, erscheint automatisch eine neue Aufgabe. Registrierungen mit Wegwerf-E-Mail-Domains (zum Beispiel mailinator.com) werden ebenfalls abgelehnt. Verwenden Sie daher eine echte E-Mail-Adresse, um Ihren Bestätigungscode zu erhalten.

Zusätzlich zum CAPTCHA greifen mehrere automatische Schutzmechanismen. Eine Registrierung kann mit einer klaren Meldung abgelehnt werden, wenn (a) die Domain der E-Mail-Adresse keinen Mail-Eintrag (MX) besitzt, (b) in letzter Zeit zu viele Konten aus Ihrem Netzwerk angelegt wurden (höchstens 3 pro IP-Adresse und Tag – meist sind gemeinsam genutzte Büro- oder Hochschulnetze die Ursache) oder (c) Ihre IP-Region gesperrt ist (Länder mit hohem Betrugsrisiko oder bekannte IP-Adressen von Rechenzentren und Cloud-Hostern – VPNs sind der häufigste Grund). Ist ein Signal nicht eindeutig – etwa weil die Abfrage des Mail-Eintrags fehlgeschlagen ist oder die IP-Adresse aus einem Land auf der Beobachtungsliste stammt –, wird die Registrierung zugelassen, aber zur Prüfung markiert. Ein Unternehmensadministrator kann die Markierung auf der Unternehmensseite aufheben.

Firmenlogos und Objektfotos werden vor dem Speichern von einem automatischen Nacktheitsfilter geprüft. Unangemessene Bilder werden mit einer klaren Meldung abgelehnt. Private Dokumente (Belege, Mietvertrags- und Mieterdokumente, Compliance-Zertifikate) werden nie blockiert – wird darin ein Bild markiert, wird es lediglich intern zur späteren Prüfung durch Administratoren gekennzeichnet.

Es gibt zwei Rollen. Der Unternehmensadministrator hat vollen Zugriff innerhalb seines eigenen Unternehmens und kann Benutzer verwalten. Der Benutzer erledigt die tägliche Arbeit für die ihm zugewiesenen Objekte.

Wählen Sie beim Hinzufügen eines Benutzers im Formular seine Rolle (Unternehmensadministrator oder Benutzer). Um die Rolle eines bestehenden Benutzers zu ändern, öffnen Sie dessen Bearbeitungsseite und wählen die neue Rolle aus. Ein Unternehmensadministrator kann nur diese beiden Rollen vergeben und seine eigene Rolle nicht ändern.

Bei Objekten sehen Unternehmensadministratoren alle Objekte ihres Unternehmens, Benutzer dagegen nur die ihnen ausdrücklich zugewiesenen. Bei Tickets, Ausgaben, Zahlungen, Mietverträgen und wiederkehrenden Ausgaben sehen Benutzer nur Datensätze zu Objekten aus ihrer Liste verwalteter Objekte, während Unternehmensadministratoren alles in ihrem Unternehmen sehen. Dieselbe Regel gilt für Interessenten (das CRM) und Mieter: Unternehmensadministratoren sehen alle Interessenten und alle Mieter des Unternehmens, Benutzer nur Interessenten und Mieter, die mit von ihnen verwalteten Objekten verknüpft sind.

Die Seite Interessenten verfolgt potenzielle Mieter oder Käufer durch eine Pipeline: Neu → Kontaktiert → Besichtigung → Angebot → Gewonnen / Verloren. Zu jedem Interessenten werden Kontaktdaten, ein oder mehrere Objekte, für die er sich interessiert, ein Termin für die nächste Nachverfolgung, ein geschätzter Preis, Provisionsbedingungen, ein Interaktionsverlauf und Aufgaben gespeichert. So behalten Sie Anfragen im Blick, bevor daraus Mieter werden.

Ja. Beim Anlegen oder Bearbeiten eines Interessenten können Sie mehrere Objekte auswählen. Alle werden auf der Seite des Interessenten und in der aufgeklappten Zeile der Interessentenliste angezeigt. Das zuerst ausgewählte Objekt gilt als primäres Objekt für die Mobile-App und ältere Integrationen.

Ja. Auf der Seite des Interessenten können Sie für jedes Objekt, für das er sich interessiert, ein Angebot erfassen. Kaufangebote enthalten den Preis, die Vertragsanzahlung, Angaben zur Finanzierung, Bedingungen (als Freitext, mit einer Hilfeliste der gängigsten), Abschluss- und Übergabedatum sowie ein Feld für Bedingungen & Konditionen zu Einbauten und Sondervereinbarungen. Mietangebote enthalten die Monatsmiete, die Kaution, Mietbeginn und Mietende, das Einzugsdatum und das Finanzprofil des Mieters (Bonität). Alle Beträge unterstützen über eine Währungsauswahl mehrere Währungen. Ein Interessent kann pro Objekt jeweils nur ein aktives Angebot (eingereicht/Gegenangebot) haben. Wird ein Angebot angenommen, abgelehnt oder zurückgezogen, bleibt es dauerhaft im Verlauf erhalten, und der Interessent kann für dieses Objekt jederzeit ein neues Angebot abgeben – auch Jahre später. Angebote haben eigene Provisionsbedingungen, die Prognose in den Berichten verwendet die Bedingungen eines angenommenen Angebots, sofern vorhanden, und jedes Angebot lässt sich als einseitiges PDF mit Unterschriftsfeldern für Käufer/Mieter und Verkäufer/Vermieter herunterladen.

Öffnen Sie die Seite Interessenten und klicken Sie bei einem offenen Interessenten auf das Symbol „In Mieter umwandeln“. Dadurch wird der Interessent auf Gewonnen gesetzt, und aus seinen Kontaktdaten wird automatisch ein Mieter angelegt (im selben Unternehmen). Der Interessent behält eine Verknüpfung zum angelegten Mieter.

Auf der Seite des Interessenten (Web: Stift-Symbol in der Interessentenliste; Mobil: Detailansicht des Interessenten) hält der Interaktionsverlauf jeden bisherigen Anruf, jede E-Mail und jede Besprechung mit dem Interessenten fest. Jeder Eintrag ist als Anruf, E-Mail, Besprechung oder Notiz gekennzeichnet und enthält Text und Datum, sodass Sie sehen, was wann besprochen wurde. Im Web wird der Verlauf als Tabelle angezeigt. Sie können Einträge hinzufügen und Ihre eigenen Einträge entfernen. Die Seite des Interessenten dient der Betreuung (Phase, Nachverfolgungen, Notizen, Aufgaben). Persönliche Daten bearbeiten Sie separat über die Schaltfläche „Details bearbeiten“.

Jeder Interessent kann mehrere Aufgaben haben (z. B. „Angebots-E-Mail senden“, „Zurückrufen“), jeweils mit optionalem Fälligkeitsdatum und einer Erledigt-Markierung. In der Mobile-App tippen Sie auf den Kreis neben einer Aufgabe, um sie als erledigt zu markieren. Offene Aufgaben sorgen außerdem dafür, dass ein Interessent in der Dashboard-Liste „Bevorstehende Nachverfolgungen“ erscheint.

Beim Anlegen oder Bearbeiten eines Objekts können Sie im Abschnitt Zielprovision (unten im Formular) festlegen, was jeder Mitarbeiter erhält, wenn das Objekt erfolgreich vermittelt wird. Fügen Sie pro Mitarbeiter eine Zeile hinzu und wählen Sie die Provisionsart: Prozent (vom Preis), Festbetrag (ein pauschaler Betrag) oder Monatsmieten (ein Vielfaches der Monatsmiete – z. B. 1, 2 oder 1.5). Mit mehreren Zeilen teilen Sie die Provision auf mehrere Mitarbeiter auf; die Gesamtsumme ergibt sich aus allen Zeilen. Die Zielprovision wird auf der Objektseite angezeigt und ist über die Objektliste durchsuchbar (?agent_id=).

Wird ein Angebot angenommen, werden automatisch tatsächliche Provisions-Datensätze angelegt – einer pro Aufteilung. Das Angebot kann die Zielaufteilung des Objekts überschreiben (im Angebotsformular festgelegt). Andernfalls gilt die Zielprovision des Objekts, und fehlt auch diese, gelten die Provisionsfelder des Angebots für den Ersteller des Angebots. Jede Provision wird als Ausstehend angelegt. Die Seite Provisionen (/commissions) listet sie nach Mitarbeiter auf und bietet die Aktion Als bezahlt markieren, damit Sie nachverfolgen können, dass der Mitarbeiter tatsächlich bezahlt wird. Mit der Annahme werden außerdem der Abschlusspreis des Interessenten gesetzt, die Phase auf Gewonnen vorgerückt und das Objekt als Verkauft (Kauf) oder Vermietet (Miete) markiert. Platzt der Abschluss, stornieren Sie das angenommene Angebot: Die ausstehenden Provisionen wechseln auf Storniert (und bleiben als Verlauf erhalten), der Interessent kehrt in die Phase Angebot zurück, das Objekt wird wieder auf Zu verkaufen / Zu vermieten gesetzt, und ein neues Angebot kann erfasst werden.

Die Seite Berichte enthält einen Reiter CRM mit Interessenten nach Phase, den Summen offen/gewonnen/verloren, der Konversionsrate (gewonnen ÷ abgeschlossen), einer gewichteten Provisionsprognose und einer Liste „Bevorstehende Nachverfolgungen“. Die Prognose schätzt die zu erwartende Provision über Ihre gesamte offene Pipeline anhand fester Phasenwahrscheinlichkeiten (Neu 10 %, Kontaktiert 25 %, Besichtigung 50 %, Angebot 75 %). Die Nachverfolgungsliste zeigt offene Interessenten, die Aufmerksamkeit brauchen – mit einer nächsten Nachverfolgung innerhalb von 7 Tagen oder einer offenen Aufgabe –, sortiert nach dem nächstliegenden Datum.

Unternehmensadministratoren sehen alle Interessenten ihres Unternehmens. Benutzer sehen nur Interessenten, die mit von ihnen verwalteten Objekten verknüpft sind – und können nur diese in Mieter umwandeln.

Ja. Der KI-Assistent versteht Interessenten genauso wie Mieter und Objekte. Sie können zum Beispiel fragen: „Wie viele Interessenten sind in Phase X?“, „Wie viele Interessenten haben wir für Objekt X?“, „Bei wem sollte ich als Nächstes nachfassen?“ oder „In welcher Phase ist der Interessent John Doe?“. Der Assistent zählt Interessenten pro Phase, listet Interessenten zu einem benannten Objekt auf, ermittelt die nächsten Nachverfolgungstermine und schlägt Kontaktdaten von Interessenten nach.

Ja. Der Assistent kann Interessenten, Anbieter, Tickets, Ausgaben, Objekte und Mieter direkt aus dem Chat anlegen. Er bittet vor jedem Anlegen um Ihre Bestätigung, und es wird nichts gespeichert, bevor Sie bestätigen. Sie können zum Beispiel sagen: „Erstelle ein Ticket für Objekt X: tropfender Wasserhahn, fällig am Freitag“ oder „Füge einen Anbieter namens Green Energy für das Bürogebäude hinzu“. Um ein Objekt aus dem Chat anzulegen, genügen Name und Adresse – die übrigen Angaben ergänzen Sie anschließend in der App. Es gelten dieselben Berechtigungsregeln wie in der App: Nur ein Unternehmensadministrator (oder ein Benutzer, der das Objekt verwaltet) kann Datensätze anlegen, und die Grenze von 5 Objekten im kostenlosen Plan gilt weiterhin.

Passwörter werden vor dem Senden gehasht, daher funktioniert Klartext nicht. Die Weboberfläche erledigt das automatisch. Geben Sie einfach Ihr gewohntes Passwort in das Anmeldeformular ein, dann klappt es.

Ja, beides. Jeder angemeldete Benutzer kann sein eigenes Passwort in den Kontoeinstellungen ändern. Unternehmensadministratoren können das Passwort eines anderen Benutzers zurücksetzen, ohne das alte zu kennen.

Die Anmeldung mit Google legt ein Konto ohne Passwort an, die Mobile-App benötigt jedoch E-Mail und Passwort. Wenn Sie in der Web-App angemeldet sind und Ihr Konto noch kein Passwort hat, zeigt Ihr Profil die Schaltfläche Passwort festlegen. Legen Sie dort ein Passwort fest – es gilt dann auch für die Mobile-App, und Ihre Google-Anmeldung funktioniert weiterhin.

Unternehmensadministratoren fügen ein Mitglied nur per E-Mail-Adresse hinzu – der Administrator gibt kein Passwort ein. Das neue Mitglied erhält eine Einladungs-E-Mail mit einem Link, über den es sein eigenes Passwort festlegt. Nach der Aktivierung kann es sich mit dieser E-Mail-Adresse und dem Passwort anmelden. Der Administrator sieht das Passwort nie und legt es auch nicht fest.

Nein. Konten, die über eine Einladung durch einen Administrator angelegt wurden, werden nie mit Google SSO verknüpft – sie verwenden E-Mail und Passwort. So bleiben vom Administrator angelegte Konten außerhalb der Google-Kontoverknüpfung.

Ja. Setzen Sie auf der Registrierungsseite das Häkchen bei den Nutzungsbedingungen und klicken Sie auf „Weiter mit Google“. Als neuer Benutzer wird Ihr Konto sofort angelegt (Ihre E-Mail-Adresse ist bereits von Google bestätigt, daher gibt es keine Bestätigungs-E-Mail). Gibt es bereits ein Konto mit derselben E-Mail-Adresse, wird es mit Google verknüpft, und Sie können sich mit beiden Methoden anmelden. Die Anmeldung mit Google ist nur im Web verfügbar; die Mobile-App bietet keine Registrierung an.

Bei der Registrierung wird Ihr Konto zunächst unbestätigt angelegt. Ein 6-stelliger Code und ein Anmeldelink werden an Ihre E-Mail-Adresse gesendet; bestätigen Sie eines von beiden, um Ihr Konto freizuschalten. So wird verhindert, dass Konten mit fremden Adressen angelegt werden. Kommt die E-Mail nicht an, nutzen Sie den Link zum erneuten Senden.

Jedes neue Unternehmen startet im kostenlosen Plan mit einer 30-tägigen Testphase. Während der Testphase können Sie das gesamte System innerhalb der kostenlosen Limits nutzen. Nach Ende der Testphase können Sie die Web-App innerhalb derselben kostenlosen Limits dauerhaft kostenlos weiter nutzen. Die Mobile-App und der KI-Assistent sind kostenpflichtige Funktionen: Sie werden mit dem Upgrade auf den Pro-Plan freigeschaltet.

Limits des kostenlosen Plans (jeweils pro Unternehmen):

• 5 Objekte mit jeweils bis zu 3 Fotos und 3 Dokumenten pro Objekt
• 3 Mieter, 3 Mietverträge (1 Dokument pro Mietvertrag), 100 Ausgaben (1 Beleg pro Ausgabe)
• 6 automatische Ausgaben, 10 Interessenten, 20 Anbieter, 50 Tickets
• 5 Teammitglieder, 3 Unternehmensadressen, 10 Lead-Quellen, 3 Follow-up-Sequenzen
• 200 MB Dateispeicher insgesamt

Ein Upgrade auf Pro hebt diese Limits auf. Die Limits gelten auch während der Testphase – sie sollen verhindern, dass kostenlose Konten als Gratisspeicher genutzt werden, und sie löschen niemals Ihre Daten: Sie können lediglich nichts mehr hinzufügen, bis Sie upgraden.

Der kostenlose Plan erlaubt 5 Objekte. Wenn Sie ein sechstes hinzufügen möchten, zeigt die Web-App statt des Speicherns einen Upgrade-Hinweis. Ihre bestehenden Objekte werden nie gelöscht – Sie können nur keine weiteren hinzufügen, bis Sie upgraden. Ein Banner auf der Objektseite zeigt Ihren Plan und wie viele kostenlose Objekte Sie bereits nutzen.

Der Pro-Preis gilt nur in EUR – 15 € pro Monat. Preise in GBP und USD wurden abgeschafft. Ihre Abrechnungswährung ist immer EUR. Das Fenster „Pläne & Preise“ öffnen Sie über die Schaltfläche Upgrade im Plan-Banner. Zahlungen starten in Kürze, daher zeigt die Pro-Karte derzeit die Schaltfläche „Demnächst“. Sobald der Zahlungsdienstleister angebunden ist, führen Sie das Upgrade im selben Fenster durch.

Wenn Sie über die Weboberfläche eine Datei wie einen Beleg oder ein Mietvertragsdokument anhängen, wird die Datei an den Server gesendet, auf dem Datenträger gespeichert und ihr Pfad in der Datenbank abgelegt. Wenn Sie den Datensatz später aufrufen, wird die Datei geladen und erneut angezeigt. Jede hochgeladene Datei muss kleiner als 10 MB sein. Bilder (etwa fotografierte Belege) werden automatisch auf höchstens 1280 px verkleinert und als JPEG gespeichert – oder als PNG beibehalten, wenn sie Transparenz enthalten. Andere Dateien werden unverändert oder platzsparend komprimiert gespeichert. All das geschieht im Hintergrund; Sie erhalten stets eine Datei zurück, die wie das Original aussieht.

Objektfotos werden über die Bearbeitungsseite des Objekts hochgeladen. Der Server verkleinert sie automatisch.

Beim Deaktivieren (Soft Delete) wird der Datensatz als inaktiv markiert, bleibt aber in der Datenbank erhalten. Das gilt für Mieter, Mietverträge, Anbieter und Unternehmen. Beim endgültigen Löschen (Hard Delete) wird der Datensatz dauerhaft entfernt. Das gilt für Objekte, Ausgaben, Rechnungen und Zahlungen.

Ein Objekt ist das zentrale Element des Systems – ein Gebäude, eine Wohnung, ein Haus, eine Eigentumswohnung oder jede andere Immobilieneinheit, die Sie verwalten. Zu jedem Objekt werden ausführliche Angaben gespeichert: Name, Adresse (Straße, Stadt, Bundesland, Postleitzahl, Land, GPS-Koordinaten und nationale ID), bauliche Merkmale (Quadratmeter, Schlafzimmer, Badezimmer, Zimmeranzahl, Etage, Anzahl der Aufzüge, Stellplätze) sowie finanzielle Angaben für Vermietung, Kauf oder Verkauf. Außerdem können Sie jedem Objekt Fotos und Dokumente hinzufügen.

Gehen Sie zur Seite Objekte und klicken Sie auf „Objekt hinzufügen“. Sie gelangen zu einem Formular, in dem Sie den Namen des Objekts (Pflichtfeld), die Adressdaten und die baulichen Merkmale eingeben und optional Mietpreise, Kaufangaben oder Angebotspreise für den Verkauf erfassen. Sie können auch Fotos hochladen (die automatisch auf etwa 500 KB komprimiert und verkleinert werden) und Dokumente wie Grundbuchauszüge oder Gutachten anhängen. Nach dem Speichern wird das Objekt angelegt und automatisch Ihrer Liste verwalteter Objekte zugeordnet. Der Status des Objekts (z. B. „Zu vermieten“, „Frei“, „Zu verkaufen“) und der Gebäudetyp (z. B. „Wohnung“, „Haus“, „Eigentumswohnung“) werden aus Auswahllisten gewählt, die Ihr Unternehmensadministrator pflegt.

Die Seite Alle Objekte zeigt Ihre Objekte als Karten an, jeweils mit Titelbild, Name, Status (als farbiger Chip), wichtigen Kennzahlen (Schlafzimmer, Badezimmer, Quadratmeter) und formatiertem Preis. Ein Klick auf eine Objektkarte öffnet die vollständige Detailseite mit Fotokarussell, vollständiger Adresse, Beschreibung und Reitern mit den letzten Ausgaben und letzten Tickets zu diesem Objekt. An das Objekt angehängte Dokumente werden als Symbole zum Herunterladen angezeigt.

Klicken Sie auf der Detailseite des Objekts auf „Bearbeiten“. Daraufhin öffnet sich das Objektformular, bereits mit allen vorhandenen Daten ausgefüllt. Sie können jedes Feld anpassen – den Status ändern, die Mietpreise anpassen, neue Fotos oder Dokumente hochladen, vorhandene entfernen oder die Adresse aktualisieren. Die Änderungen werden beim Absenden des Formulars sofort gespeichert. Unternehmensadministratoren können alle Objekte ihres Unternehmens bearbeiten; Benutzer können die ihnen zugewiesenen Objekte (ihre Liste verwalteter Objekte) bearbeiten.

Nur Unternehmensadministratoren können ein Objekt löschen. Öffnen Sie die Detailseite des Objekts und verwenden Sie die Option zum Löschen. Wichtig: Das Löschen eines Objekts ist endgültig – der Datensatz wird dauerhaft aus der Datenbank entfernt, zusammen mit allen zugehörigen Fotos und Dokumentdateien auf dem Server. Dies lässt sich nicht rückgängig machen. Wenn Sie die Daten später noch benötigen könnten, ändern Sie stattdessen lieber den Status des Objekts.

Sie können Objekte nach Status (Mehrfachauswahl aus den verfügbaren Status wie „Zu vermieten“ oder „Frei“), Stadt (Textsuche), Schlafzimmern (Auswahl von 1 bis 4+), Mindestfläche in Quadratmetern, Parkplatz (Ja/Nein), Aufzug (Ja/Nein) und Gebäudetyp (z. B. Wohnung, Haus) filtern. Alle Filter lassen sich kombinieren – so finden Sie zum Beispiel alle Wohnungen mit 2 Schlafzimmern und Parkplatz in einer bestimmten Stadt.

Wenn Sie einem Objekt Fotos hinzufügen, komprimiert der Server sie automatisch auf eine Zielgröße von etwa 500 KB, indem er Qualität und Abmessungen reduziert. Das erste hinzugefügte Foto wird zum Titelbild (es erscheint als Erstes auf der Objektkarte und der Detailseite). Sie können ein anderes Foto als Titelbild festlegen. Fotos werden als JPEG-Dateien auf dem Server gespeichert, in der Datenbank wird nur der Dateipfad abgelegt. Wenn Sie das Objekt aufrufen, werden die Fotos geladen und im Browser angezeigt.

Sie können einem Objekt beliebige Dokumentdateien anhängen – PDFs, Word-Dokumente, Bilder oder andere Dateitypen. Sie erscheinen im Bereich Dokumente auf der Detailseite des Objekts. Klicken Sie auf ein Dokument, um es herunterzuladen. Dokumente werden im Dateisystem des Servers gespeichert, nicht in der Datenbank.

Ja. Das Feld Land ist beim Anlegen eines Objekts (und beim Ändern seiner Adresse) ein Pflichtfeld. Das Formular lässt sich erst speichern, wenn ein Land eingetragen ist, und die API lehnt Anfragen ohne oder mit leerem Land ab.

Lead-Quellen sind eine unternehmensweite Auswahlliste (wie Gebäudetypen und Anbietertypen), mit der Sie festhalten, woher Ihre Interessenten kommen – zum Beispiel Website, Empfehlung, Laufkundschaft oder soziale Medien. Unternehmensadministratoren pflegen die Liste in der Systemsteuerung unter Datenbankobjekte → Lead-Quellen. Beim Anlegen oder Bearbeiten eines Interessenten können Sie ihm eine Lead-Quelle zuordnen.

/llms.txt ist eine Zusammenfassung von Property Sage im Klartext für KI-Assistenten – was das Produkt ist, für wen es gedacht ist, Preise, der Einstieg sowie Links zur FAQ und zu einem Leitfaden für KI-Agenten (/docs/agents.md). /llms-full.txt fasst alles in einer Datei zusammen. robots.txt heißt KI-Crawler willkommen (GPTBot, ClaudeBot, PerplexityBot, Google-Extended und andere), und die öffentlichen Seiten werden als vollständiges HTML ausgeliefert, damit diese sie lesen können.

Ein Ticket erfasst ein Problem oder einen Instandhaltungsbedarf an einem Objekt. Stellen Sie es sich wie ein Support-Ticket für einen realen Ort vor – etwa „Tropfender Wasserhahn in Einheit 3“ oder „Aufzug in der Eingangshalle defekt“. Jedes Ticket ist mit einem bestimmten Objekt verknüpft und hält fest, worin das Problem besteht, wie schwerwiegend es ist, welchen Status es aktuell hat und bis wann es behoben sein muss.

Gehen Sie zur Seite Tickets und klicken Sie auf „Ticket hinzufügen“. Wählen Sie das betroffene Objekt (aus der Liste Ihrer Objekte), einen Status (z. B. Offen, In Bearbeitung) und den Schweregrad (Kritisch, Hoch, Mittel oder Niedrig), geben Sie eine Beschreibung des Problems ein und wählen Sie ein Fälligkeitsdatum, bis zu dem es behoben sein soll. Ist das Problem bereits gelöst, können Sie optional ein Erledigungsdatum eintragen. Nach dem Anlegen erscheint das Ticket in der Liste und auf der Detailseite des Objekts.

Die Seite Tickets zeigt eine Tabelle mit den Spalten Objekt, Status, Fälligkeitsdatum und Schweregrad. Der Status ist farblich gekennzeichnet – geschlossene/gelöste Tickets erscheinen grün, Tickets in Bearbeitung blau, offene orange. Ist ein Fälligkeitsdatum überschritten, wird es rot und fett dargestellt, damit überfällige Einträge auffallen. Jede Zeile lässt sich aufklappen, um die vollständige Beschreibung und den Ersteller des Tickets zu sehen. Oben auf der Seite zeigen Übersichtskarten die Gesamtzahl der Tickets, wie viele offen sind, wie viele einen hohen oder kritischen Schweregrad haben und wie viele in den nächsten 7 Tagen fällig sind.

Klicken Sie in der Tickettabelle in einer Zeile auf das Stift-Symbol. Es öffnet sich ein Bearbeitungsdialog, in dem Sie Beschreibung, Status, Schweregrad und Fälligkeitsdatum ändern können. Das System protokolliert, wer die Änderung wann vorgenommen hat. Wenn ein Problem behoben ist, setzen Sie den Status auf „Geschlossen“ und tragen optional das Erledigungsdatum ein.

Nur Unternehmensadministratoren können Tickets löschen. Das Löschen eines Tickets ist endgültig – der Datensatz wird dauerhaft entfernt. Normale Benutzer sehen keine Option zum Löschen. Ist ein Ticket nicht mehr relevant, setzen Sie seinen Status besser auf „Geschlossen“, statt es zu löschen.

Sie können nach Objekt, Status (nach exaktem Status oder nach Kennung wie „open“/„in_progress“), Schweregrad, Ersteller des Tickets sowie nach Zeiträumen für Erstellung, Fälligkeit oder Erledigung filtern. Außerdem können Sie zwischen den Tickets der letzten 30 Tage (Aktuell) und allen bisherigen Tickets umschalten. Über ein Suchfeld durchsuchen Sie alle Felder direkt im Browser.

Das System bringt drei Standard-Ticketstatus mit: Offen, In Bearbeitung und Geschlossen. Ihr Unternehmensadministrator kann in den Unternehmenseinstellungen weitere Status anlegen oder bestehende umbenennen. Der Status bestimmt, wie Tickets auf den Übersichtskarten des Dashboards gezählt werden.

Nein. Tickets dienen der textbasierten Erfassung von Problemen und unterstützen keine Datei- oder Beleganhänge. Wenn Sie Unterlagen zu Kosten anhängen möchten, verwenden Sie stattdessen die Funktion Ausgaben.

Eine Ausgabe erfasst Kosten, die einem Objekt zugeordnet sind. Das kann eine einmalige Reparaturrechnung, eine Servicegebühr oder wiederkehrende Kosten (Wasser, Strom, Versicherung) sein. Jede Ausgabe ist mit einem Objekt verknüpft, einer Ausgabenkategorie zugeordnet, kann einen Anbieter und einen Zeitraum (bei wiederkehrenden Einträgen) enthalten und Belegdateien als Zahlungsnachweis haben.

Gehen Sie zur Seite Ausgaben und klicken Sie auf „Ausgabe hinzufügen“. Wählen Sie das Objekt und eine Kategorie, geben Sie den Betrag ein, wählen Sie die Währung, legen Sie das Datum fest und wählen Sie einen Status (in der Regel „Ausstehend“, wenn noch nicht bezahlt, oder „Bezahlt“, wenn beglichen). Um wiederkehrende Kosten von Hand zu erfassen, aktivieren Sie den Schalter „Wiederkehrende Ausgabe“ und fügen optional einen Anbieter und einen Zeitraum hinzu. Sie können Notizen und eine Referenznummer ergänzen und Belegdateien anhängen – PDFs, Word-Dokumente oder Bilder. Geben Sie keine Währung an, verwendet das System standardmäßig EUR.

Klicken Sie auf der Seite Ausgaben an eine beliebige Stelle einer Ausgabenzeile – oder öffnen Sie das Menü ⋮ und wählen Sie Anzeigen –, um eine schreibgeschützte Detailseite unter /expenses/:id zu öffnen. Sie zeigt den vollständigen Datensatz: Betrag und Währung, Status, Quellart (einmalig, wiederkehrend oder Servicekonto), Datum, alle verknüpften Objekte, Kategorie, Anbieter, Zeitraum, Fälligkeitsdatum, Rechnungsnummer, Referenz, Kontoreferenz, Zähler, zugrunde liegende Vorlage, Notizen und alle angehängten Belege (klicken Sie auf einen Beleg, um ihn herunterzuladen). Von dort gelangen Sie direkt zum Bearbeiten, sofern Sie die Berechtigung haben. Dieselbe Ansicht steht in der Mobile-App zur Verfügung, wenn Sie auf eine Ausgabenkarte tippen.

Wenn Sie einen Beleg hinzufügen, wird die Datei kodiert an den Server gesendet, der sie im Dateisystem unter ./files/receipts/ speichert. In der Datenbank wird nur der Dateipfad abgelegt. Wenn Sie die Ausgabe später aufrufen, wird der Beleg vom Datenträger geladen und im Browser angezeigt. Jeden angehängten Beleg können Sie per Klick herunterladen. Zulässige Dateitypen sind PDF, DOC, DOCX, JPG, JPEG und PNG.

Nein. Sobald der Status einer Ausgabe auf „Bezahlt“ gesetzt ist, wird sie gesperrt. Weder Bearbeiten noch Löschen ist dann möglich – das gilt in der Oberfläche und wird auch von der API durchgesetzt. So sind Ihre Finanzunterlagen vor versehentlichen Änderungen geschützt. Muss eine bezahlte Ausgabe dennoch geändert werden, ist dies nur Administratoren über Datenverwaltungsprozesse möglich.

Klicken Sie in der Ausgabentabelle in einer Zeile auf das Stift-Symbol. Es öffnet sich ein Dialog, in dem Sie den Status ändern und Belege verwalten können. Nur der Benutzer, der die Ausgabe angelegt hat, oder ein Unternehmensadministrator kann sie bearbeiten.

Nur Unternehmensadministratoren können eine Ausgabe löschen. Das Löschen ist endgültig – der Datensatz wird dauerhaft aus der Datenbank entfernt, und angehängte Belegdateien werden ebenfalls vom Server gelöscht. Eine Ausgabe mit dem Status „Bezahlt“ kann nicht gelöscht werden.

Drei Reiter: Alle, Einmalig und Wiederkehrend. Automatisch erzeugte Einträge (aus automatischen Ausgaben) tragen ein kleines Kennzeichen „Auto“, und in ihrer aufgeklappten Zeile sehen Sie die Vorlage, aus der sie erzeugt wurden.

Sie können nach Objekt, Kategorie, Währung, Status (nach Kennung wie „pending“ oder „paid“), Betragsspanne (Minimum und Maximum) und Zeitraum des Ausgabendatums filtern. Wenn Sie Benutzer sind und kein Objekt angeben, zeigt die Liste automatisch nur Ausgaben zu Objekten, die Sie verwalten. Außerdem können Sie zwischen den Ansichten Aktuell (letzte 30 Tage) und Historie (gesamter Zeitraum) wechseln und über das Suchfeld bestimmte Einträge finden.

Vier Übersichtskarten geben Ihnen einen schnellen finanziellen Überblick: Gesamtausgaben (die in EUR umgerechnete Summe), Summe dieses Monats (Ausgaben im laufenden Monat), der durchschnittliche Ausgabenbetrag und die Gesamtzahl der Ausgabeneinträge. Zusätzlich gibt es eine Aufschlüsselung nach Währung mit den ursprünglichen Beträgen.

Ja. Klicken Sie auf der Seite Ausgaben auf die Schaltfläche „CSV“, um alle aktuell angezeigten Ausgaben als CSV-Datei herunterzuladen. Der Export berücksichtigt alle aktiven Filter.

Eine automatische Ausgabe sind einmal eingerichtete, wiederkehrende Kosten zu einem Objekt – Kreditrate, Versicherungsprämie, Erbbauzins, Servicegebühr oder Strom. Sie legen die Vorlage einmal fest (Betrag, Betragsart, Häufigkeit, Anbieter, Fälligkeitstag), und das System erzeugt in jedem Zeitraum automatisch einen Ausgabeneintrag, sodass niemand ihn erneut eingeben muss.

Fest – der Betrag ist in jedem Zeitraum gleich (Kreditrate, Versicherungsprämie); der Vorlagenbetrag wird exakt in jeden erzeugten Eintrag übernommen. Variabel – der Betrag ändert sich in jedem Zeitraum (Strom, Wasser); die Vorlage speichert den zuletzt bekannten Betrag als Vorbelegung, der erzeugte Eintrag erscheint mit diesem Betrag als Ausstehend, Sie passen ihn an die tatsächliche Rechnung an, und das System merkt sich den endgültigen bezahlten Betrag als nächste Vorbelegung.

Eine wiederkehrende Ausgabe ist ein einzelner Datensatz für einen bestimmten Zeitraum, den Sie von Hand erfassen (oder den eine Vorlage erzeugt). Eine automatische Ausgabe ist die Vorlage, die diese Datensätze in jedem Zeitraum (monatlich, vierteljährlich oder jährlich) erzeugt. Erzeugte Datensätze erscheinen auf der Seite Ausgaben im Reiter Wiederkehrend mit dem Kennzeichen „Auto“ und sind mit ihrer Vorlage verknüpft.

Gehen Sie zur Seite Automatische Ausgaben und klicken Sie auf „Automatische Ausgabe hinzufügen“. Wählen Sie Objekt, Kategorie, Anbieter, Betrag, Betragsart, Währung, Häufigkeit, Startdatum (standardmäßig heute), optional ein Enddatum, den Fälligkeitstag und ob die Kosten an den Mieter weiterberechnet werden. Das System erzeugt Einträge ab dem Startdatum. Tipp: Belassen Sie das Startdatum im aktuellen Monat, damit keine vergangenen Zeiträume nachträglich erzeugt werden.

Jede Nacht prüft ein Hintergrundprozess Ihre aktiven Vorlagen und legt für jeden noch nicht erzeugten Zeitraum einen Ausgabeneintrag an – mit Status Ausstehend, dem Fälligkeitsdatum aus der Vorlage und (bei variablen Vorlagen) dem zuletzt bekannten Betrag als Vorbelegung. Jeden erzeugten Eintrag behandeln Sie wie jede andere Ausgabe: Betrag anpassen, als Bezahlt markieren, Beleg anhängen.

Zu jedem erzeugten Eintrag wird außerdem eine ausstehende Rechnung für den aktiven Mieter dieses Objekts erstellt (genauso wie bei einer manuell erfassten, vom Mieter bezahlten Ausgabe). Gibt es keinen aktiven Mietvertrag oder fehlt der Anbieter, wird der Eintrag trotzdem angelegt, die Rechnung jedoch übersprungen (und dies protokolliert).

Nein. Sobald der Status einer Ausgabe auf „Bezahlt“ gesetzt ist, wird sie gesperrt – diese Regel gilt für einmalige wie für wiederkehrende Ausgaben. Sie können sie weder ändern noch löschen. So bleibt Ihr finanzieller Prüfpfad geschützt.

Änderungen gelten ab dem nächsten Zeitraum – bereits erzeugte Einträge behalten ihre Beträge, damit Ihre Finanzhistorie korrekt bleibt. Sie können eine Vorlage pausieren (die Erzeugung wird angehalten) oder ein Enddatum festlegen.

Nur Unternehmensadministratoren können eine automatische Ausgabe löschen. Das Löschen einer Vorlage beendet die künftige Erzeugung, alle bereits erzeugten Datensätze bleiben jedoch als Verlauf erhalten.

Der Zugriff richtet sich nach der Rolle: Unternehmensadministratoren sehen alle automatischen Ausgaben ihres Unternehmens; Benutzer (Objektverwalter) sehen nur automatische Ausgaben zu Objekten, die sie verwalten.

Ein Anbieter ist ein Unternehmen oder eine Person, die Leistungen oder Lieferungen für Ihre Objekte erbringt. Dazu gehören Klempner, Elektriker, Reinigungsdienste, Versorgungsunternehmen, Gärtner und alle anderen Dienstleister, mit denen Sie zusammenarbeiten. Zu jedem Anbieter werden Kontaktdaten, Kontoangaben und der Anbietertyp gespeichert.

Gehen Sie zur Seite Anbieter und klicken Sie auf „Anbieter hinzufügen“. Geben Sie den Namen des Anbieters ein (Pflichtfeld) und wählen Sie seinen Anbietertyp (z. B. „Klempner“, „Elektriker“, „Versorgungsunternehmen“) aus der Liste der Anbietertypen. Optional können Sie den Anbieter mit einem bestimmten Objekt verknüpfen und eine Kontonummer, Telefonnummern (bis zu zwei), E-Mail-Adresse, Website und den Namen einer Kontaktperson hinzufügen. Im Feld Beschreibung können Sie beliebige Notizen zum Anbieter festhalten.

Die Seite Anbieter zeigt eine Tabelle mit den Spalten Name, Typ, Objekt, Konto und Aktiv-Status. Klappen Sie eine Zeile auf, um alle Kontaktdaten zu sehen, darunter Telefonnummern, E-Mail, Website, Kontaktperson und Beschreibung. Übersichtskarten oben zeigen die Gesamtzahl der Anbieter, die Anzahl aktiver und inaktiver Anbieter sowie wie viele eine hinterlegte Kontonummer haben.

Klicken Sie in einer Anbieterzeile auf das Stift-Symbol. Es öffnet sich ein Dialog, in dem Sie Beschreibung, Anbietertyp, Kontonummer, Telefonnummern, E-Mail, Website und Kontaktperson ändern sowie den Aktiv-Status umschalten können. Alle Änderungen werden sofort gespeichert.

Anbieter werden deaktiviert statt gelöscht – ein Klick auf Löschen setzt den Anbieter auf inaktiv, statt ihn aus der Datenbank zu entfernen. Der Datensatz bleibt im System erhalten, wird in der Standardansicht aber ausgeblendet. Nur Unternehmensadministratoren können einen Anbieter deaktivieren. Um einen Anbieter dauerhaft zu entfernen, wäre Datenbankzugriff durch einen Administrator nötig. Deaktivierte Anbieter lassen sich wieder aktivieren, indem Sie sie bearbeiten und den Aktiv-Schalter wieder einschalten.

Sie können nach Name, Anbietertyp, Objekt, Kontonummer, Telefonnummern, E-Mail, Website und Kontaktperson filtern. Alle Filter sind Textsuchen ohne Beachtung der Groß- und Kleinschreibung. Ein Suchfeld filtert direkt im Browser über Name, Konto, Telefonnummern, E-Mail und Kontaktfelder.

Anbieter sind vor allem mit wiederkehrenden Ausgaben verknüpft. Wenn Sie eine wiederkehrende Ausgabe anlegen, wählen Sie den Anbieter aus, der die Leistung erbracht hat. Ist diese Ausgabe als „Vom Mieter bezahlt“ markiert, werden Name und Typ des Anbieters in die Notizen der automatisch erzeugten Rechnung übernommen, damit der Mieter weiß, von wem die Kosten stammen. Normale (einmalige) Ausgaben sind nicht mit Anbietern verknüpft.

Ein Mietvertrag ist eine Vereinbarung zwischen Ihnen (als Verwalter/Eigentümer) und einem Mieter über ein bestimmtes Objekt. Er hält die Bedingungen der Vermietung fest – wer der Mieter ist, welches Objekt er mietet, Beginn und Ende der Vereinbarung, die Miethöhe und den Abrechnungszeitraum, die Kaution und ob Mietrechnungen automatisch erzeugt werden sollen. Vertragsdokumente wie unterschriebene Verträge können als Dateien angehängt werden.

Gehen Sie zur Seite Mietverträge und klicken Sie auf „Mietvertrag hinzufügen“. Das Formular besteht aus mehreren Abschnitten:

• Objekt & Mieter: Wählen Sie das vermietete Objekt und den Mieter aus Ihrer Mieterliste. Beides ist erforderlich.
• Mietzeitraum: Legen Sie Start- und Enddatum des Mietvertrags fest.
• Finanzielle Details: Geben Sie die regelmäßige Miete ein, wählen Sie die Währung (standardmäßig EUR), wählen Sie den Abrechnungszeitraum in Tagen (üblich sind 14, 30, 45, 60 oder 90 Tage), geben Sie die Kaution ein und aktivieren Sie Auto-Abrechnung, wenn Mietrechnungen automatisch erzeugt werden sollen.
• Dokumente: Laden Sie den unterschriebenen Mietvertrag oder zugehörige Dokumente hoch (PDF-, DOC- oder Bilddateien).

Die Seite Mietverträge zeigt eine Tabelle mit den Spalten Objektname, Mietername, Miete, Status der Auto-Abrechnung (ein Häkchen-Symbol, wenn aktiviert), Anzahl der Dokumente und Aktionsschaltflächen. Klappen Sie eine Zeile auf, um Kaution, Abrechnungszeitraum, Start- und Enddatum zu sehen. Übersichtskarten oben zeigen die Gesamtzahl der Mietverträge, die Durchschnittsmiete und die Gesamtkaution über alle Mietverträge.

Anders als andere Bereiche haben Mietverträge keine eigene Bearbeitungsseite. Klicken Sie in einer Mietvertragszeile auf das Stift-Symbol, um einen Dialog zu öffnen, in dem Sie die Mietvertragsdokumente verwalten – neue Dateien hinzufügen oder vorhandene entfernen. Die finanziellen Bedingungen (Miete, Kaution, Daten, Zeitraum) lassen sich in diesem Dialog nicht ändern. Sollen sich die Vertragsbedingungen ändern, beenden Sie in der Regel den laufenden Mietvertrag und legen einen neuen an.

Mietverträge werden deaktiviert statt gelöscht. Klicken Sie in der aufgeklappten Zeile eines Mietvertrags auf „Deaktivieren“. Ein Bestätigungsdialog fragt nach, ob Sie sicher sind – durch das Deaktivieren verschwindet der Mietvertrag aus der Liste der aktiven Mietverträge, der Datensatz bleibt aber in der Datenbank erhalten. Nur Unternehmensadministratoren können einen Mietvertrag deaktivieren. Deaktivierte Mietverträge können bei Bedarf wieder aktiviert werden.

Die Auto-Abrechnung erzeugt Mietrechnungen für einen Mietvertrag automatisch nach einem festen Zeitplan. Wenn Sie die Auto-Abrechnung für einen Mietvertrag aktivieren und einen Abrechnungszeitraum festlegen (z. B. 30 Tage für eine Monatsmiete), prüft ein nächtlicher Dienst, ob neue Abrechnungszeiträume abgeschlossen sind, und legt entsprechend ausstehende Rechnungen an. Bei 30-Tage-Zeiträumen werden Kalendermonate verwendet; bei anderen Zeiträumen (14, 45, 60, 90 Tage) wird die verstrichene Zeit durch die Zeitraumlänge geteilt. Das System verhindert Duplikate zuverlässig – vor dem Anlegen einer neuen Rechnung prüft es, ob für diesen Mietvertrag und Zeitraum bereits eine existiert. Ein mehrfacher Lauf ist daher unbedenklich.

Beim Anlegen oder Bearbeiten eines Mietvertrags können Sie Dokumente wie den unterschriebenen Mietvertrag hochladen. Zulässige Dateitypen sind PDF, DOC, DOCX, JPG, JPEG und PNG. Dokumente werden im Dateisystem des Servers gespeichert, der Dateipfad wird in der Datenbank abgelegt. In der Liste der Mietverträge zeigt ein Chip die Anzahl der Dokumente an (z. B. „2 Dok.“) – klicken Sie darauf, um ein Menü mit den herunterladbaren Dateien zu öffnen.

Sie können nach Objekt (Auswahl aus Ihren Objekten), Mieter (Auswahl aus Ihren Mietern), Status (Aktiv/Inaktiv/Alle), Auto-Abrechnung (Beliebig/Ja/Nein) und Zeitraum des Enddatums (von/bis) filtern. Über ein Suchfeld durchsuchen Sie Objektname, Mietername, Miete, Kaution und Zeitraum.

Ja. Klicken Sie in einer Mietvertragszeile auf das rote PDF-Symbol, um eine PDF-Rechnung mit Property Sage-Branding und allen Rechnungsdetails zu erstellen und herunterzuladen.

Ja. Klicken Sie auf die Schaltfläche „CSV“, um alle aktuell angezeigten Mietverträge (unter Berücksichtigung Ihrer aktiven Filter) als CSV-Datei herunterzuladen.

Ist das Enddatum eines Mietvertrags erreicht, erzeugt die Auto-Abrechnung keine neuen Rechnungen mehr für diesen Mietvertrag. Der Mietvertrag bleibt im System, damit Sie später darauf zurückgreifen können. Auf Ihrem Dashboard zeigt das Widget „Mietverträge enden bald“ Mietverträge, deren Enddatum weniger als 30 Tage entfernt ist – so können Sie Verlängerungen planen oder neue Mieter suchen.

Ein Mieter ist eine Person, die ein Objekt von Ihnen mietet. Das System speichert die grundlegenden Kontaktdaten (Vor- und Nachname, E-Mail, Telefonnummer), hält fest, ob der Mieter aktuell aktiv ist, und ermöglicht das Anhängen zugehöriger Dokumente (etwa Ausweisdokumente oder Bürgschaftsformulare). Mieter sind über Mietverträge mit Objekten verknüpft.

Gehen Sie zur Seite Mieter und klicken Sie auf „Mieter hinzufügen“. Geben Sie Vorname (Pflichtfeld) und Nachname (Pflichtfeld) des Mieters sowie optional E-Mail-Adresse und Telefonnummer ein. Sie können auch Dokumente hochladen, etwa eine Ausweiskopie, einen Einkommensnachweis oder Bürgschaftsformulare. Zulässige Dateitypen sind PDF, DOC, DOCX, JPG, JPEG und PNG. Nach dem Speichern steht der Mieter für die Verknüpfung mit Mietverträgen zur Verfügung.

Die Seite Mieter zeigt eine Tabelle mit den Spalten Name, E-Mail, Telefon, Aktiv-Status (als grüner oder roter Chip) und Anzahl der Dokumente. Übersichtskarten oben zeigen die Gesamtzahl der Mieter sowie die Anzahl aktiver und inaktiver Mieter. Klicken Sie in einer Zeile auf den Chip mit der Dokumentanzahl, um ein Menü mit den hochgeladenen Dateien zum Herunterladen zu öffnen.

Klicken Sie in einer Mieterzeile auf das Stift-Symbol. Es öffnet sich ein Dialog, in dem Sie E-Mail und Telefonnummer ändern, den Aktiv-Status umschalten und Dokumente verwalten können – neue Dateien hochladen oder vorhandene entfernen. Vor- und Nachname des Mieters bleiben wie beim Anlegen erfasst und werden bei der Aktualisierung unverändert mitgesendet.

Mieter werden deaktiviert statt gelöscht – ein Klick auf Löschen setzt den Mieter auf inaktiv. Der Datensatz bleibt mit allen Daten in der Datenbank erhalten, sodass Sie weiterhin auf frühere Mietverträge und Dokumente zugreifen können. Deaktivierte Mieter sind in der Standardansicht ausgeblendet, lassen sich aber über den Aktiv-Filter einblenden. Um einen Mieter dauerhaft zu entfernen, wäre Datenbankzugriff nötig. Deaktivierte Mieter können von einem Administrator wieder aktiviert werden, indem er den Datensatz bearbeitet und den Aktiv-Schalter wieder einschaltet.

Sie können nach Name (durchsucht Vor- und Nachname), E-Mail und Telefon filtern – jeweils als Textsuche ohne Beachtung der Groß- und Kleinschreibung. Standardmäßig werden nur aktive Mieter angezeigt. Die API unterstützt die Filterung nach Aktiv-Status (true, false oder all), die aktuelle Oberfläche zeigt jedoch standardmäßig nur aktive Mieter.

Wenn Sie einem Mieter Dokumente hinzufügen, werden sie im Dateisystem des Servers unter ./files/tenant-documents/ gespeichert, in der Datenbank wird nur der Dateipfad abgelegt. In der Mieterliste wird die Dokumentanzahl als anklickbarer Chip angezeigt – klicken Sie darauf, um die Dokumentnamen zu sehen und einzelne Dateien herunterzuladen. Dokumente können beim Anlegen eines Mieters hochgeladen oder später über den Bearbeitungsdialog ergänzt werden.

Mieter sind über Mietverträge mit Objekten verknüpft. Wenn Sie einen Mietvertrag anlegen, wählen Sie einen Mieter und ein Objekt aus und bilden damit die Mietvereinbarung. Ein Mieter kann mehrere Mietverträge haben (z. B. wenn er mehrere Objekte mietet oder seinen Mietvertrag im Laufe der Zeit verlängert hat). Der Mieterdatensatz selbst speichert keine Mietvertragsdaten – die Mietverträge eines Mieters finden Sie auf der Seite Mietverträge, gefiltert nach diesem Mieter.

Der Chat-Assistent kann Mieter mit unbezahlten Rechnungen ermitteln. Fragen Sie „Welche Mieter schulden mir Geld?“ oder „Habe ich Mieter, die nicht bezahlt haben?“, und er listet jeden Mieter mit überfälligen Rechnungen auf – mit Objektname, offenem Gesamtbetrag, Anzahl der Rechnungen und dem ältesten Fälligkeitsdatum. Als unbezahlt gilt eine Rechnung mit dem Status „Überfällig“ oder mit dem Status „Ausstehend“ und überschrittenem Fälligkeitsdatum. Aktuell ausstehende Rechnungen, die noch nicht fällig sind, werden nicht berücksichtigt – es zählen nur Rechnungen nach ihrem Fälligkeitsdatum.

Zahlungen halten fest, dass ein Mieter eine Rechnung bezahlt hat. Sie dienen dazu, die Begleichung einer Rechnung nachzuverfolgen und zu dokumentieren.

Der Status der verknüpften Rechnung wechselt automatisch auf Bezahlt.

Wenn Sie eine Zahlung löschen – was Unternehmensadministratoren können –, wird der Rechnungsstatus wieder auf Ausstehend gesetzt.

Das System legt automatisch eine ausstehende Rechnung für diesen Mieter an. Es ermittelt den aktiven Mietvertrag für dieses Objekt, übernimmt die Angaben zum Anbieter und setzt das Fälligkeitsdatum auf 15 Tage später.

Nein. Sobald eine Ausgabe als Bezahlt markiert ist, wird sie gesperrt. Sie können sie weder ändern noch löschen.

Rechnungen werden automatisch erzeugt und einem Mieter in Rechnung gestellt – für die Miete oder für eine wiederkehrende Ausgabe.

Es gibt zwei Anlässe. Zum einen prüft das System jede Nacht automatisch anhand von Laufzeit und Abrechnungszeitraum des Mietvertrags, ob Miete fällig ist. Weitere Details finden Sie im Abschnitt „Mietverträge“ dieser FAQ. Zum anderen, wenn eine wiederkehrende Ausgabe vom Mieter bezahlt werden soll, etwa für Wasser oder Strom. Sobald die Ausgabe auf
„Vom Mieter bezahlt“ gesetzt ist, erzeugt das System automatisch eine Rechnung an den Mieter.

Ja. Klicken Sie auf den Seiten Rechnungen und Mietverträge in einer beliebigen Zeile auf das rote PDF-Symbol. Das System erstellt das PDF sofort mit Property Sage-Branding und allen Rechnungsdetails und lädt es automatisch herunter.

Der Chat läuft auf einem lokal betriebenen KI-Server. Er greift über eine Reihe von Werkzeugen auf Ihre Objektdaten zu und schlägt Informationen immer nach, bevor er antwortet – er erfindet also niemals Zahlen. Sie können ihm Fragen zu Objekten, Tickets, Mietverträgen, Rechnungen, Zahlungen, Ausgaben, Anbietern und Mietern stellen. Findet er keine Antwort, sagt er, dass er die Frage nicht beantworten kann.

Zu Objekten können Sie fragen, wie viele zu vermieten sind, sich freie Wohnungen anzeigen lassen oder fragen, welche 3 Schlafzimmer und einen Parkplatz haben. Zu Tickets können Sie fragen, wie viele offen sind, oder sich die kritischen anzeigen lassen. Zu Mietverträgen können Sie fragen, wie viele aktiv sind oder welche diesen Monat enden. Zu Rechnungen können Sie fragen, wie viele überfällig sind, oder sich die überfälligen mit Mieternamen auflisten lassen. Zu Zahlungen können Sie fragen, was eingenommen wurde oder welche Zahlungsarten verwendet wurden. Zu Ausgaben können Sie nach Summen pro Kategorie fragen oder welches Objekt die höchsten Kosten hatte. Zu Anbietern können Sie fragen, wie viele aktiv sind, oder sie nach Typ auflisten lassen. Zu Mietern können Sie nach Anzahl, Namen oder Kontaktdaten fragen.

Ja. Der Assistent beantwortet auch Fragen dazu, wie das System funktioniert – zum Beispiel, was eine Rechnung ist, wie Datei-Uploads funktionieren oder welche Benutzerrollen es gibt.

Ja. Fragen zu Geldbeträgen – Ausgaben, laufende Ausgaben, Zahlungen, Einnahmen und welches Objekt am meisten gekostet hat – akzeptieren einen Zeitraum: dieser Monat, letzter Monat, dieses Quartal, letztes Quartal, laufendes Jahr oder gesamter Zeitraum. Fragen Sie „Wie viel habe ich diesen Monat ausgegeben?“ oder „Was habe ich im letzten Quartal ausgegeben?“, und der Assistent filtert auf diesen Zeitraum. Nennen Sie keinen Zeitraum, antwortet er für den gesamten Zeitraum. Jede Antwort nennt den verwendeten Zeitraum (zum Beispiel „für diesen Monat (2026-09-01..2026-09-22)“), sodass Zahl und Zeitraum immer zusammenpassen. Die Anzahl offener Tickets, aktiver Mietverträge und überfälliger Rechnungen bezieht sich auf den aktuellen Stand und wird nicht nach Zeitraum gefiltert.

Ja. Bitten Sie um einen Eigentümerbericht, und der Assistent erstellt strukturierte Berichte aus Ihren tatsächlichen Daten: Portfolioübersicht, Mieterliste mit Mieten (Rent Roll), Einnahmen, Ausgaben nach Kategorie, auslaufende Mietverträge, Compliance-Status, offene Tickets oder Ausgaben nach Anbieter. Sie können einen Zeitraum wählen (dieser Monat, letzter Monat, dieses Quartal, letztes Quartal, laufendes Jahr oder gesamter Zeitraum) und einen Bericht optional auf ein Objekt eingrenzen. Alle Zahlen stammen aus der Datenbank – der Assistent formatiert sie, erfindet sie aber nie. Zum Beispiel: „Gib mir den Eigentümerbericht für diesen Monat“ oder „Zeig mir die Mieterliste mit Mieten für Villa Rosa“.

Ja. Das System prüft täglich die Zertifikate, die Ihr Unternehmen erfasst (in den regulierten Märkten: Türkei, Georgien, Tschechien, Serbien, Moldau, Albanien, Kosovo), und markiert alle, die innerhalb von 30 Tagen ablaufen oder bereits abgelaufen sind. Wenn Sie einen Chat öffnen, listet zu Beginn ein Block Compliance-Warnungen diese auf (abgelaufen / läuft ab), und der Unternehmensadministrator erhält täglich eine Sammel-E-Mail, solange Warnungen bestehen. Anschließend können Sie den Assistenten nach Details fragen oder ihn das erneuerte Zertifikat anlegen lassen. Warnungen betreffen nur Objekte, für die die Compliance-Überwachung aktiviert ist.

Ja. Der Assistent antwortet in der Sprache der App-Oberfläche – Englisch, Deutsch, Albanisch, Kroatisch, Türkisch, Georgisch, Tschechisch oder Serbisch. Sie müssen nichts tun: Die Chat-Anfrage übermittelt Ihre Oberflächensprache automatisch. Werkzeugnamen und technische Daten bleiben intern auf Englisch, und wenn das KI-Modell Ihre Sprache nicht zuverlässig beherrscht, antwortet es auf Englisch, statt zu raten.

Ja. Wenn Sie james smith statt James Smith eingeben, findet er trotzdem die richtige Person.

Ja. Jeder Benutzer hat eine fortlaufende Unterhaltung. Der vollständige Verlauf wird bei jedem Öffnen der Chatseite geladen.

Jeder Benutzer kann bis zu 100 Chat-Anfragen pro Tag senden. Der Zähler wird um Mitternacht automatisch zurückgesetzt. Wenn Sie die Grenze erreichen, weist Sie der Chat darauf hin, es morgen erneut zu versuchen.

Jedes Unternehmen hat außerdem ein monatliches Kontingent für den KI-Assistenten. Ist es aufgebraucht, meldet der Chat, dass das monatliche Nutzungslimit erreicht ist, und steht ab dem 1. des Folgemonats wieder zur Verfügung; bereits beantwortete Fragen können weiterhin angezeigt werden.

Klicken Sie auf das Käfer-Symbol in der oberen Leiste (in der Mobile-App: Einstellungen → Problem melden). Geben Sie einen kurzen Titel und eine Beschreibung ein, wählen Sie eine Kategorie (Fehler, Funktionswunsch, Sonstiges) und eine Dringlichkeit und senden Sie die Meldung ab. Die Seite, auf der Sie sich befanden, wird automatisch erfasst, damit wir wissen, wo das Problem aufgetreten ist.

Sie sehen nur die Fehlermeldungen, die Sie selbst eingereicht haben. Unternehmensadministratoren sehen alle Meldungen ihres Unternehmens.

Ihre Meldungen erscheinen in der Liste „Meine Meldungen“ mit ihrem Status (offen, in Bearbeitung, gelöst, geschlossen). Nur Administratoren ändern den Status.

Ja. Öffnen Sie eine Fehlermeldung aus der Liste Fehler – ein Dialog zeigt den gesamten Verlauf und ein Antwortfeld. Sie können Details ergänzen, und die Entwickler können Rückfragen stellen. Antworten sind möglich, bis der Fehler als geschlossen markiert wird. Die Liste zeigt die Anzahl der Antworten pro Fehler, sodass Sie auf einen Blick sehen, wenn etwas Neues eingegangen ist.

Ein Dienst läuft jede Nacht und erzeugt Mietrechnungen. Er ermittelt alle aktiven Mietverträge mit aktivierter Auto-Abrechnung, berechnet, welche Abrechnungszeiträume abgeschlossen sind, und legt für jeden davon eine ausstehende Rechnung an.

Ja. Sie prüft vor dem Anlegen neuer Rechnungen, ob bereits Rechnungen existieren, sodass niemals Duplikate entstehen.

Auf der Seite Mietverträge können Sie nach Objekt, Mieter, Status, Auto-Abrechnung und Zeitraum des Enddatums filtern. Bei Zahlungen nach Zahlungsart, Mindest- oder Höchstbetrag und Datumsbereich. Bei Objekten nach Typ, Stadt, Schlafzimmern, Größe, Parkplatz, Aufzug und Gebäudetyp. Bei Mietern nach Name, E-Mail, Telefon und Aktiv-Status. Bei Anbietern nach Name, Anbietertyp, Objekt und Konto.

Ja. Alle aktiven Filter werden miteinander kombiniert. Auf der Seite Mietverträge können Sie zum Beispiel gleichzeitig nach einem bestimmten Objekt mit aktivierter Auto-Abrechnung und einem Enddatum innerhalb eines bestimmten Zeitraums filtern.

Sechs Seiten haben eine CSV-Schaltfläche: Tickets, Ausgaben, Zahlungen, Rechnungen, Mietverträge und Berichte. Die CSV-Datei enthält die Datensatz-ID, alle sichtbaren Felder und eine Währungsspalte. Anhänge und Fotos sind nicht enthalten.

Ja. Exportiert werden genau die Daten, die aktuell angezeigt werden, einschließlich aktiver Suchfilter.

Mit dem STR-CSV-Import übernehmen Sie Reservierungen von Kurzzeitvermietungsplattformen (Airbnb, Booking.com, VRBO) in einem Schritt gesammelt in Property Sage. Statt jede Buchung von Hand einzugeben, laden Sie die von der Plattform exportierte CSV-Datei hoch. Das System liest sie ein, zeigt Ihnen eine Vorschau und speichert die Zeilen, die Sie bestätigen.

Nur Unternehmensadministratoren erreichen sie über das Menü Unternehmensverwaltung → STR-Tools. Auf der Seite können Sie eine CSV-Vorlage herunterladen, eine Datei hineinziehen und den Ablauf Vorschau → Bestätigen durchlaufen.

Laden Sie die Datei genau so hoch, wie die Plattform sie exportiert:

• Airbnb: Einnahmen → Transaktionsverlauf (CSV) oder Reservierungen → Exportieren. Auszahlungs- und Korrekturzeilen in der Einnahmendatei werden automatisch übersprungen; nur Buchungen werden importiert.
• Booking.com: der Download der Reservierungen im Extranet (CSV).
• Vrbo: der Reservierungsexport im Eigentümer-Dashboard.
  Die Plattform wird anhand der CSV-Kopfzeilen automatisch erkannt. Spaltennamen werden unabhängig von Groß- und Kleinschreibung zugeordnet, Preise dürfen ihre Währung enthalten („455.00 EUR“, „€1,034.60“), und stornierte Buchungen werden als storniert importiert.

Es entstehen keine Duplikate. Reservierungen werden anhand von Plattform und Reservierungscode zugeordnet. Wenn Sie eine Datei erneut importieren oder einen neueren Export, der sich mit einem älteren überschneidet, werden die vorhandenen Buchungen aktualisiert (zum Beispiel, wenn eine inzwischen storniert wurde), statt Kopien anzulegen.

Klicken Sie auf der Seite STR-Tools auf „Vorlage herunterladen“, um das erwartete Spaltenlayout zu sehen (oder exportieren Sie zuerst eine Datei von Ihrer Plattform), und wählen Sie dann Ihre CSV-Datei aus. Die Seite zeigt eine Vorschautabelle mit den eingelesenen Feldern jeder Zeile und etwaigen Fehlern. Klicken Sie auf „{count} Zeilen importieren“, um nur die gültigen Zeilen zu übernehmen; fehlerhafte Zeilen werden übersprungen und im aufklappbaren Bereich Fehler aufgelistet.

Beim ersten erfolgreichen Import einer Plattform (Airbnb, Booking, VRBO) für ein Objekt wird diese Plattform automatisch zur Liste der STR-Plattformen des Objekts hinzugefügt, sodass spätere Importe und Reservierungsabfragen wissen, woher die Daten stammen.

Ja. Die Seite STR-Tools zeigt einen Importverlauf mit Dateiname, Plattform, Zeilenanzahl und Zeitstempel. Öffnen Sie einen Import, um seine Reservierungen zu sehen, nach Status zu filtern und einzelne Zeilen zu löschen, falls eine Reservierung versehentlich importiert wurde.

Sie können nach Objekt, Plattform (Airbnb / Booking / VRBO) und Status (bestätigt / storniert / abgeschlossen) filtern. Die Liste ist nach Anreisedatum sortiert, die neuesten zuerst.

Noch nicht – Importe sind nur im Web möglich. Der Assistent kann importierte Reservierungen jedoch auflisten und zusammenfassen (z. B. „Zeig mir die Airbnb-Buchungen dieses Monats für Objekt X“), und die STR-Plattformen eines Objekts erscheinen in seinen Objektübersichten.

Mit der Compliance-Überwachung erfassen Sie die behördlichen Zertifikate und Registrierungen, die jedes Objekt benötigt – Energieausweise, Grundbucheintragungen, Einträge im Mietregister und mehr. Zu jedem Zertifikat werden Typ, Nummer, Ausstellungs- und Ablaufdatum sowie optional ein hochgeladenes Dokument gespeichert. Das System kennzeichnet Zertifikate, die bald ablaufen oder bereits abgelaufen sind. Die Funktion wird pro Objekt aktiviert: Aktivieren Sie die Compliance-Überwachung in den Einstellungen eines Objekts, um Zertifikate, Verlängerungen und Marktanforderungen dafür zu verfolgen.

Auf jeder Objektseite gibt es einen Bereich Compliance, der die Zertifikate mit ihrem Status (Gültig, Läuft ab oder Abgelaufen) auflistet; er erscheint, sobald die Compliance-Überwachung für das Objekt aktiviert ist. Das Dashboard zeigt ein Compliance-Widget, das für Ihr gesamtes Portfolio zählt, wie viele Zertifikate Aufmerksamkeit benötigen (ablaufend oder abgelaufen) und wie viele Objekte noch keine Compliance-Überwachung nutzen.

Ja. Das Erfassen und Anzeigen von Zertifikaten ist im kostenlosen Plan enthalten. Die marktspezifischen Compliance-Hinweise des KI-Assistenten sind eine Pro-Funktion.

Ja. Die erforderlichen Zertifikatstypen ergeben sich aus dem Land Ihres Unternehmens. Unterstützte Märkte sind Türkei, Georgien, Tschechien, Serbien, Moldau, Albanien und Kosovo. In anderen Ländern können Sie Zertifikate trotzdem erfassen, es wird jedoch keine Pflichtliste vorgegeben.

Ja. Bitten Sie den Assistenten, ein Zertifikat zu erfassen, und er fragt vor dem Speichern nach Ihrer Bestätigung. Er kann außerdem den Compliance-Status zusammenfassen und Zertifikate auflisten, die bald ablaufen oder abgelaufen sind.

Nein. Die Compliance-Hinweise dienen der Information und stellen keine Rechtsberatung dar. Behördliche Anforderungen ändern sich; lassen Sie sie daher von einer Fachperson vor Ort prüfen.

Neue Passwörter müssen mindestens 8 Zeichen lang sein und mindestens 2 von 4 Zeichenarten enthalten: Großbuchstaben, Kleinbuchstaben, Zahlen und Sonderzeichen (zum Beispiel „Kx9!mQz2#p“). Die Formulare für Registrierung und Passwortänderung zeigen sofort einen Hinweis, wenn ein Passwort zu kurz oder zu schwach ist, und lassen das Absenden erst zu, wenn es die Anforderungen erfüllt. Der Server lehnt außerdem eine Liste sehr gängiger, unsicherer Passwörter ab (etwa „password“ oder „12345678“), selbst wenn sie direkt an die API gesendet werden. Bestehende Konten sind nicht betroffen – die Regel gilt nur für neu gewählte Passwörter.

Das Telefonfeld bei der Registrierung bietet zur Vereinfachung ein Auswahlmenü für die Ländervorwahl (standardmäßig +355) – Ihre Nummer funktioniert aber auch, wenn Sie sie in einem beliebigen internationalen Format eingeben. Die Telefonnummer bleibt optional. Wird sie angegeben, wird sie großzügig geprüft (Ziffern, Leerzeichen, Bindestriche, Klammern) und mit einer klaren Fehlermeldung abgelehnt, wenn sie ungültig erscheint.

Unter jeder Antwort des Assistenten befindet sich der Link „Falsche Antwort?“ – in der Web-App und in der Mobile-App. Tippen Sie darauf, beschreiben Sie optional, was falsch war (zum Beispiel „Wir haben einen Klempner“), und senden Sie die Meldung ab. Daraufhin passieren zwei Dinge: Die Antwort wird aus dem Antwortspeicher des Assistenten entfernt, sodass der Assistent die Antwort beim nächsten Mal, wenn jemand in Ihrem Unternehmen diese Frage stellt, neu ermittelt, statt sie zu wiederholen; außerdem wird unter Fehler eine Meldung mit der Kategorie „KI-Antwort“ zur Prüfung angelegt.

Öffnen Sie in Ihrem Profil (Avatar-Menü → Profil) den Bereich Konto & Daten und wählen Sie Konto löschen. Mit der Bestätigung werden Ihr Konto und alle benutzerbezogenen Daten sofort gelöscht: KI-Nutzungsprotokolle, zwischengespeicherte KI-Antworten, Chatverläufe, Supportmeldungen und Geräte-Tokens. Sie werden sofort abgemeldet. Beachten Sie, dass beim Löschen Ihres Kontos die Geschäftsdaten des Unternehmens (Objekte, Mieter, Mietverträge, Ausgaben, Zahlungen, Provisionen) nicht gelöscht werden – das Löschen Ihres Kontos ist nicht das Löschen des Unternehmens. Wenn Sie der letzte aktive Unternehmensadministrator eines Unternehmens mit Daten sind, müssen Sie zuerst das Unternehmen löschen (siehe unten), bevor Ihr Konto gelöscht werden kann.

Unternehmensadministratoren können ihr Unternehmen über Profil → Konto & Daten → Unternehmen löschen entfernen. Als Sicherheitsabfrage müssen Sie den genauen Namen Ihres Unternehmens eingeben, um ein versehentliches Löschen zu verhindern. Beim Löschen eines Unternehmens werden der Unternehmensdatensatz, alle Objekte, Mieter, Mietverträge, Ausgaben, Zahlungen, Tickets, zwischengespeicherten KI-Antworten und alle anderen zugehörigen Daten dauerhaft gelöscht – dies lässt sich nicht rückgängig machen. Nach dem Löschen des Unternehmens kann Ihr Konto als Unternehmensadministrator bei Bedarf separat gelöscht werden.

Solange ein Unternehmen Daten hat (Objekte, Mieter usw.), muss mindestens ein aktiver Unternehmensadministrator verbleiben, der sie verwaltet. Wenn Sie der letzte aktive Unternehmensadministrator sind und Ihr Unternehmen noch Datensätze hat, können Sie Ihr Konto erst löschen, wenn Sie entweder (a) das Unternehmen löschen oder (b) zuvor einen anderen Benutzer zum Unternehmensadministrator ernennen. Diese Schutzmaßnahme verhindert, dass Unternehmensdaten ohne Verwalter zurückbleiben.

Nein. Die Löschung von Konto und Unternehmen ist endgültig – gelöschte Datensätze können nicht wiederhergestellt werden. Sichern Sie alle wichtigen Daten, bevor Sie etwas löschen.